Allocation de ressources

images\project_resources_icon.gif MindView vous permet d'allouer des ressources à vos listes de tâches et à vos projets. Le terme ressource peut recouvrir toutes sortes d'éléments : personnes, matériaux, équipement, budget et ainsi de suite. Généralement, les ressources que vous associez aux tâches sont les personnes désignées pour mener ces tâches à bien.

Vous pouvez ajouter autant de ressources que vous le désirez à chaque tâche. Notez que dans MindView, l'allocation de ressources à une tâche n'a aucun effet sur sa durée, qu'il s'agisse d'une simple liste de tâches ou d'un projet destiné à la vue Gantt.

Allocation de ressources à une tâche

Vous pouvez allouer des ressources à une tâche soit au moment où vous créez la tâche, soit ultérieurement, même si vous n'avez pas créé de liste de ressources globale pour le document. Toute ressource que vous affectez à une tâche particulière en tapant son nom est automatiquement ajoutée à la liste de ressources globale, vous évitant ainsi de devoir taper à nouveau son nom la prochaine fois que vous voudrez l'utiliser.

Pour allouer des ressources à une tâche, procédez comme suit :

 Ø    Sélectionnez la tâche.

 Ø    Dans le panneau Tâches/Temps, tapez les noms des ressources dans le champ Ressources, en les séparant par des points-virgules. Pour ôter une ressource, contentez-vous d'effacer son nom.

Vous pouvez également allouer des ressources à une tâche à l'aide de sa boîte de dialogue Informations sur la tâche :

 ·     Cliquez sur le bouton Ressources images\assign_resources_icon_small.gif situé à droite du champ Ressources, ou

 ·     Appuyez sur Maj + F2.

images\task_resources_dialog.gif

 Ø    Cliquez sur une ligne vide de l'onglet Ressources et entrez la ressource soit en tapant son nom, soit en la sélectionnant à partir de la liste.

 Ø    Pour ôter une ressource, sélectionnez-la et cliquez sur Supprimer. Notez que cette opération supprime la ressource de la tâche, mais pas de la liste de ressources globale.

images\tip_color.gif Dans la mesure du possible, il est préférable de sélectionner les noms de ressources plutôt que de les taper. Vous éviterez ainsi d'ajouter des noms de ressources erronés ou mal orthographiés dans la liste de ressources globale.

Si vous développez un projet dans la vue Gantt, vous disposez également d'autres méthodes pour allouer des ressources à vos tâches :

 ·     Sélectionnez la tâche et choisissez Tâches | Allouer ressources images\assign_resources_icon_small.gif dans l'onglet Outils Gantt.

 ·     Sélectionnez la tâche et choisissez Afficher | Informations sur la tâche images\task_information_icon_small.gif dans l'onglet Outils Gantt. Cliquez sur l'onglet Ressources de la boîte de dialogue qui apparaît.

images\tip_color.gif Vous pouvez également ouvrir la boîte de dialogue "Informations sur la tâche" en appuyant sur les touches Maj + F2 ou en double-cliquant sur la barre de la tâche dans le diagramme de Gantt.

 ·     Cliquez sur la cellule Ressources de la tâche à l'extrémité droite du Plan du diagramme de Gantt. Tapez les noms des ressources en les séparant par des points-virgules.

Mise en place d'une liste de ressources globale

Bien que MindView vous permette de définir de nouvelles ressources au fur et à mesure de vos besoins, il est généralement plus rapide de commencer par dresser la liste de toutes les ressources disponibles, à partir de laquelle vous pourrez par la suite sélectionner les ressources individuelles à allouer à chacune des tâches.

La liste de ressources globale associée à une liste de tâches ou à un projet est sauvegardée avec le reste du document. Chaque liste de tâches ou projet peut disposer de sa propre liste de ressources globale.

Deux méthodes s'offrent à vous pour ouvrir la liste de ressources globales :

 ·     Ouvrez la boîte de dialogue Informations sur la tâche d'une tâche et cliquez sur le bouton Ressources du projet situé dans son angle inférieur gauche.

 ·     Si vous développez un projet dans la vue Gantt, choisissez Projet | Ressources dans l'onglet Outils Gant.

La boîte de dialogue "Ressources du projet" répertorie toutes les ressources déjà allouées aux tâches du document, ainsi que toutes les ressources importées ou saisies manuellement.

images\global_resources_dialog.gif

Cette boîte de dialogue vous permet d'effectuer diverses opérations :

 ·     Pour saisir une nouvelle ressource, cliquez dans le premier champ vide et tapez le nom de la ressource.

 ·     Pour supprimer une ou plusieurs ressources, sélectionnez-les et cliquez sur Supprimer.

 ·     images\tip_color.gif Servez-vous de la touche Maj pour sélectionner des ressources consécutives et de la touche Ctrl pour sélectionner des ressources non consécutives.

 ·     Pour importer une ou plusieurs ressources à partir de votre carnet d'adresses Microsoft Outlook, cliquez sur Carnet d'adresses, sélectionnez dans la boîte de dialogue Outlook les noms que vous souhaitez ajouter en tant que ressources, cliquez sur le bouton Ajouter, puis sur OK.

 ·     Pour importer une ou plusieurs ressources à partir de la base de données Active Directory de Windows, cliquez sur Active Directory. Dans la boîte de dialogue qui s'affiche, cliquez sur le bouton Avancé, puis sur le bouton Rechercher. Sélectionnez les utilisateurs que vous souhaitez ajouter en tant que ressources dans la partie inférieure de la boîte, puis cliquez sur OK. Active Directory est une base de données centrale gérée par Windows et servant à entreposer toutes les informations relatives au réseau d'un département (telles ressources, services et utilisateurs).

 ·     Pour exporter la liste de ressources globale afin de l'utiliser dans d'autres documents ou d'en faire bénéficier vos collègues, cliquez sur Exporter, puis choisissez un dossier et un nom de fichier pour la liste.

 ·     images\note_color.gif Les listes de ressources exportées sont sauvegardées au format MindView XML.

 ·     Pour importer une liste de ressources globale précédemment exportée à partir de MindView, cliquez sur Importer et sélectionnez la liste requise.

images\tip_color.gif Vous pouvez également importer la liste de ressources d'un document Microsoft Project existant en exportant ce document au format XML à partir de Microsoft Project, puis en choisissant le document XML exporté dans cette boîte de dialogue.