Définition des calendriers

images\project_calendar_icon.gif Les calendriers et leurs paramètres définissent les périodes ouvrées et les périodes chômées sur lesquelles MindView se fonde pour planifier les tâches d'un projet. MindView ne planifie les tâches d'un projet que durant les périodes ouvrées.

Il existe deux types de calendrier :

 ·     Le calendrier par défaut

Ce calendrier définit les paramètres initiaux utilisés par MindView lorsque vous créez un nouveau projet. Vous pouvez modifier ces paramètres afin qu'ils reflètent les heures de travail habituelles de votre entreprise ou de votre service, vous évitant ainsi de devoir apporter ces modifications dans chaque calendrier de projet.

 ·     Le calendrier du projet

Chaque projet dispose de son propre calendrier. Les paramètres qu'il contient déterminent la manière dont MindView planifie les tâches du projet. Lorsque vous créez un nouveau projet, le calendrier du projet est initialement identique au calendrier par défaut.

Le calendrier du projet est sauvegardé avec les autres propriétés du projet chaque fois que vous enregistrez ce dernier.

Vous avez tout loisir de modifier ces deux types de calendrier ainsi que leurs paramètres :

 Ø    Pour modifier le calendrier par défaut, cliquez sur le Bouton MindView, puis sur le bouton Options MindView dans la partie inférieure droite de la boîte de dialogue, et ouvrez le panneau Calendrier. Les changements que vous effectuez dans cette boîte de dialogue n'affectent que les paramètres initiaux des nouveaux projets. Les projets existants ne sont pas affectés.

 Ø    Pour modifier le calendrier du projet, choisissez Projet | Calendrier dans l'onglet Outils Gantt. Les changements que vous effectuez dans cette boîte de dialogue n'affectent que le projet en cours.

Ces deux boîtes de dialogue sont presque identiques : toutes leurs options sont décrites ci-dessous, mais seul le calendrier du projet est illustré.

Définition des paramètres

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Heures par jour : Définit le nombre d'heures ouvrées dans une journée de travail normale, par exemple 8. Vous pouvez saisir la valeur sous forme décimale : ainsi, pour spécifier une journée de 7 heures et 30 minutes, tapez 7,5. MindView utilise cette valeur pour calculer les durées spécifiées en jours.

Remarques techniques : Ce paramètre et les deux paramètres suivants déterminent la quantité de travail que MindView alloue à une tâche lorsque vous spécifiez une durée en jours, semaines ou mois.

Lorsque vous saisissez une durée, MindView la convertit en minutes et enregistre le nombre de minutes obtenu. MindView utilise les valeurs usuelles pour convertir en minutes une durée exprimée en heures, à savoir : 1 heure = 60 minutes. Toutefois si vous spécifiez une durée en jours, semaines ou mois (en supposant que vous n'ayez pas également tapé la lettre "é" pour spécifier une durée écoulée), MindView utilise le nombre d'heures ouvrées par jour, semaine ou mois défini ici pour calculer le nombre de minutes équivalent à enregistrer.

Cela fait, MindView consulte les périodes ouvrées définies dans le calendrier du projet pour calculer le nombre de jours requis pour accomplir la tâche et déterminer sa date de fin. Pour cette raison, il est conseillé de veiller à ce que les valeurs spécifiées ici se rapprochent le plus possible des heures de travail autorisées par le calendrier, de façon à ce que les valeurs affichées dans la colonne Durée correspondent le plus étroitement possible à la longueur des barres dans le diagramme de Gantt.

Si vous modifiez ces paramètres après avoir saisi un certain nombre de tâches et de durées, les durées réelles des tâches existantes ne sont pas modifiées (étant donné qu'elles sont sauvegardées sous la forme d'un nombre de minutes). La longueur des barres des tâches reste également inchangée (étant donné que la quantité de travail à effectuer n'a pas changé), mais les valeurs indiquées en jours, semaines ou mois dans la colonne Durée sont recalculées en fonction des nouveaux paramètres.

Pour en savoir plus sur les durées de tâche ainsi que leurs dates de début et leurs dates de fin, reportez-vous à la rubrique "Saisie et modification d'une tâche".

Heures par semaine : Définit le nombre d'heures ouvrées dans une semaine de travail normale, par exemple 40. Vous pouvez saisir la valeur soit forme décimale. MindView utilise cette valeur pour calculer les durées spécifiées en semaines.

Jours par mois : Définit le nombre de jours ouvrés dans un mois de travail normal, par exemple 20. Saisissez la valeur sous forme de nombre entier. MindView utilise cette valeur pour calculer les durées spécifiées en mois.

Modification des calendriers

 Ø    Cliquez sur Calendrier du projet pour accéder au calendrier proprement dit (ou Calendrier par défaut si vous travaillez sur ce dernier).

images\project_calendar.gif

Les jours ouvrés sont indiqués en blanc, et les jours chômés en gris.

 ·     Dans le calendrier du projet, une pastille rouge sur un jour spécifique indique que ses heures ouvrées sont différentes des heures ouvrées spécifiées pour ce jour dans le calendrier par défaut.

 ·     Dans le calendrier par défaut, une pastille rouge indique que vous avez modifié les heures ouvrées du jour en question depuis que vous avez ouvert la boîte de dialogue. Ces pastilles disparaissent dès que vous sauvegardez le calendrier par défaut.

Dans la mesure où les pastilles rouges ont pour but d'identifier les différences entre le calendrier du projet et le calendrier par défaut, leur répartition dans le calendrier de projet est susceptible de changer si vous modifiez le calendrier par défaut. Cette opération n'a aucune incidence sur le projet lui-même.

 Ø    Pour prendre connaissance des heures ouvrées d'un jour particulier, cliquez sur ce jour.

Les heures ouvrées s'affichent alors dans les champs situés à droite du calendrier.

Affichage d'un jour spécifique

Si le jour que vous voulez examiner n'est pas visible sur le calendrier, vous pouvez l'atteindre de diverses manières en vous servant de l'en-tête :

images\calendar_header.gif

 ·     Cliquez sur les flèches situées de part et d'autre de l'en-tête jusqu'à ce que le mois et l'année recherchés apparaissent.

 ·     Cliquez sur l'année dans l'en-tête et servez-vous des boutons fléchés pour atteindre celle que vous recherchez.

 ·     Cliquez sur le mois dans l'en-tête et choisissez le mois requis dans la liste déroulante.

Sélection d'un ou de plusieurs jours

Pour modifier les heures ouvrées définies par le calendrier, commencez par sélectionner le ou les jours à modifier :

 ·     Pour sélectionner un jour particulier, contentez-vous de cliquer dessus.

 ·     Pour sélectionner plusieurs jours consécutifs, cliquez sur le premier jour et faites glisser la souris jusqu'au dernier jour de l'intervalle requis. Vous pouvez également sélectionner le premier jour, appuyer sur la touche Maj, puis cliquer sur le dernier jour en gardant la touche Maj enfoncée.

 ·     Pour sélectionner plusieurs jours non consécutifs, cliquez sur le premier jour, puis maintenez la touche Ctrl enfoncée pendant que vous sélectionnez les autres jours.

 ·     Pour sélectionner tous les vendredis (par exemple), cliquez sur la lettre "v" dans l'en-tête. Cette opération sélectionne tous les vendredis du calendrier, et non pas seulement les vendredis du mois affiché. Vous pouvez également sélectionner plusieurs colonnes en vous servant des touches Maj et Ctrl.

Modification d'un ou de plusieurs jours

 Ø    Sélectionnez un ou plusieurs jours comme décrit ci-dessus.

Si les jours sélectionnés sont dotés d'heures ouvrées différentes, les champs situés sur la droite affichent les heures ouvrées du premier jour de l'intervalle.

Vous pouvez maintenant effectuer les changements voulus :

 ·     Pour modifier les heures ouvrées, saisissez les nouvelles valeurs dans les champs de droite.

 ·     Pour convertir le ou les jours en jours chômés, cliquez sur le bouton Effacer pour supprimer les heures affichées dans les champs de droite.

 ·     Pour réinitialiser les heures ouvrées avec les valeurs du calendrier par défaut, cochez la case "Rétablir le défaut".

Enregistrement et restauration des défauts

 ·     Pour enregistrer le calendrier de projet ouvert en tant que nouveau calendrier par défaut, ouvrez la boîte de dialogue "Calendrier du projet" et cliquez sur Nouveau défaut. Votre calendrier par défaut existant est alors remplacé par ce nouveau calendrier.

 ·     Pour ramener la totalité des paramètres du calendrier de projet aux valeurs figurant dans le calendrier par défaut, ouvrez la boîte de dialogue "Calendrier du projet" et cliquez sur Rétablir défaut.

Vous pouvez réinitialiser le calendrier par défaut en lui redonnant ses paramètres d'installation initiaux comme suit :

 Ø    Ouvrez la boîte de dialogue Calendrier par défaut (cliquez sur le Bouton MindView, cliquez sur Options MindView et ouvrez le panneau Calendrier).

 Ø    Cliquez sur Importer calendrier.

 Ø    Placez-vous dans le dossier :

C:\Program Files\MatchWare\MindView 3.0 BE\Resources\Gantt

 Ø    Sélectionnez le fichier defaultcal033.xml.

Votre calendrier par défaut existant est alors remplacé par le calendrier par défaut d'origine de MindView.

 Ø    Cliquez sur le bouton Enregistrer de la boîte de dialogue "Calendrier par défaut" pour sauvegarder le calendrier réinitialisé.

Importation et exportation de calendriers

MindView vous donne la possibilité aussi bien d'importer un calendrier à partir d'un autre projet que d'exporter vos calendriers, par exemple pour en faire bénéficier vos collègues.

 ·     Pour importer un calendrier précédemment exporté à partir de MindView, cliquez sur Importer calendrier. Le calendrier ouvert est remplacé par le calendrier importé.

images\tip_color.gif Vous pouvez également importer le calendrier d'un document Microsoft Project existant en exportant ce document au format XML à partir de Microsoft Project, puis en choisissant le document XML exporté dans cette boîte de dialogue.

 ·     Pour exporter votre calendrier de projet afin de pouvoir l'utiliser dans un autre projet, cliquez sur Exporter calendrier.

images\note_color.gif Les calendriers exportés à partir de MindView sont sauvegardés au format MindView XML.