Saisie et modification d'une tâche

images\task_information_icon.gif Lorsque vous travaillez dans la vue Gantt, vous pouvez vous servir du Plan du diagramme de Gantt pour manipuler les tâches exactement comme dans la vue Plan principale. Ainsi, vous pouvez :

 ·     Ajouter, supprimer, déplacer, couper, copier et coller des tâches comme dans la vue Plan principale.

 ·     Ajouter des images intégrées, des icônes, des notes et des commentaires à n'importe quelle tâche.

 ·     Attacher des objets tels que fichiers texte, vidéos, sons, hyperliens et ainsi de suite.

 ·     Utiliser l'icône Numérotation images\numbering_scheme_icon_small.gif de l'onglet Outils Gantt ou de l'onglet Accueil pour choisir parmi divers styles de numérotation séquentielle à appliquer aux tâches de votre plan.

 ·     Utiliser les icônes Niveaux images\detail_level_icon_small.gif de l'onglet Affichage pour définir le nombre de niveaux de tâches à afficher.

 ·     Utiliser l'icône Appliquer focus sur branche images\apply_branch_focus_icon_small.gif de l'onglet Affichage pour limiter l'affichage à une seule tâche et utiliser l'icône Supprimer focus sur branche images\clear_branch_focus_icon_small.gif pour visionner à nouveau la totalité du plan.

 ·     Utiliser l'icône Filtre images\filter_icon_small.gif de l'onglet Affichage pour masquer les tâches qui ne remplissent pas les critères que vous avez définis.

Pour en savoir plus sur ces opérations, consultez la rubrique "Utilisation de la vue Plan".

images\note_color.gif D'autres méthodes s'offrent à vous pour créer les tâches de votre projet :

 ·     Vous pouvez importer une liste de tâches à partir de Microsoft Outlook, puis la convertir en projet.

Pour plus d'information sur la procédure d'importation, voir "Importation à partir de Microsoft Outlook".

 ·     Vous pouvez importer un projet existant à partir de Microsoft Project, soit directement à partir de ce logiciel, soit indirectement via Microsoft Project XML.

Pour en savoir plus, voir "Importation à partir de Microsoft Project" et "Importation à partir de XML".

 ·     Vous pouvez copier une liste de tâches à partir d'une application externe telle Microsoft Excel, Microsoft Word ou Microsoft Project et la copier dans le Plan du diagramme de Gantt.

Saisie de la durée d'une tâche

Par défaut, toute nouvelle tâche se voit attribuer une durée de 1 jour. Cette durée est suivie d'un point d'interrogation, ce qui signifie qu'il s'agit d'une estimation. Dès que vous modifiez la durée, le point d'interrogation disparaît. Vous pouvez modifier la durée d'une tâche de plusieurs manières :

 ·     Dans le diagramme de Gantt, amenez le pointeur sur l'extrémité droite de la barre de la tâche jusqu'à ce qu'il prenne la forme images\duration_change_icon.gif, puis faites glisser le bord de la barre vers la droite ou vers la gauche.

 ·     Dans le Plan du diagramme de Gantt, tapez un nombre de jours dans la cellule appropriée de la colonne Durée. Vous pouvez taper divers caractères à la suite du nombre si vous préférez employer d'autres unités de temps : m (minutes), h (heures), j (jours, c'est-à-dire l'unité par défaut), s (semaines), mo (mois). Vous pouvez aussi taper la lettre é avant l'unité de temps (par ex. "3 éj") pour dénoter une durée écoulée, auquel cas la tâche va prendre exactement le temps indiqué, sur la base d'une semaine de 7 jours sur 7 et de 24 h sur 24, indépendamment des périodes chômées et des périodes de travail définies dans le calendrier du projet.

Si vous n'êtes pas certain de la durée exacte que va prendre la tâche, vous pouvez taper un point d'interrogation à la suite de la durée pour indiquer qu'il s'agit d'une estimation.

 ·     Sélectionnez la tâche et choisissez Afficher | Informations sur la tâche images\task_information_icon_small.gif de l'onglet Outils Gantt pour ouvrir la boîte de dialogue du même nom. Saisissez une valeur dans le champ Durée comme décrit ci-dessus.

images\tip_color.gif Vous pouvez également ouvrir la boîte de dialogue "Informations sur la tâche" en appuyant sur les touches Maj + F2 ou en double-cliquant sur la barre de la tâche dans le diagramme de Gantt.

 ·     Sélectionnez la tâche et saisissez une valeur dans le champ Durée du panneau Tâches/Temps comme décrit ci-dessus.

La durée de la tâche est maintenant représentée sur le diagramme de Gantt par une barre qui s'étend de sa date de début à sa date de fin.

Remarques techniques : Lorsque vous saisissez une durée, par exemple "4 heures", MindView la convertit en minutes et enregistre le nombre de minutes obtenu. MindView utilise les valeurs usuelles pour convertir en minutes une durée exprimée en heures, à savoir : 1 heure = 60 minutes. Toutefois si vous spécifiez une durée en jours, semaines ou mois (en supposant que vous n'ayez pas ajouté la lettre "é" pour spécifier une durée écoulée), MindView utilise le nombre d'heures ouvrées par jour, semaine ou mois défini dans la boîte de dialogue "Paramètres du calendrier du projet" (choisissez Projet | Calendrier dans l'onglet Outils Gantt), pour calculer le nombre de minutes équivalent à enregistrer. Reportez-vous à la rubrique "Définition des calendriers" pour en savoir plus sur ces paramètres.

La durée d'une tâche détermine la quantité de travail qu'elle requiert, tandis que sa barre de tâche représente la période qu'elle va couvrir. Ces deux valeurs ne sont pas nécessairement identiques. En effet, dans la mesure où MindView n'autorise pas la planification d'une tâche pendant les périodes chômées tels week-ends et jours fériés, la barre d'une tâche de deux jours démarrant par exemple un vendredi est automatiquement ajustée de façon à couvrir la période de repos. De même, si vous avez spécifié dans les paramètres du calendrier qu'une journée de travail normale dure 8 heures, mais que le calendrier indique qu'aux dates concernées, votre service ne travaille que 4 heures par jour, une tâche d'une durée de 1 jour (8 heures) va en fait couvrir une période de 2 jours (à raison de 4 heures de travail par jour).

Les valeurs indiquées dans la colonne Durée, par exemple "2 jours", sont calculées à partir du nombre de minutes enregistré pour chaque tâche. Si vous avez initialement spécifié la durée d'une tâche en jours, semaines ou mois, MindView utilise à nouveau le nombre d'heures ouvrées par jour, semaine ou mois défini dans la boîte de dialogue "Paramètres du calendrier du projet" pour reconvertir le nombre de minutes enregistré en jours, semaines ou mois.

Il s'ensuit que si vous redéfinissez le nombre d'heures ouvrées par jour, semaine ou mois dans les paramètres du calendrier, les valeurs indiquées dans la colonne Durée sont recalculées, mais le nombre de minutes sous-jacent, et par conséquent la longueur des barres, reste inchangé.

Saisie des dates de début et de fin

images\warning_color.gif Bien que vous puissiez être tenté d'associer une date de début et une date de fin aux différentes tâches de votre projet, cette opération est déconseillée si vous n'en mesurez pas clairement les conséquences. Il est normalement préférable d'établir des liaisons entre les tâches pour qu'elles s'enchaînent dans un ordre logique, et de laisser MindView calculer automatiquement les dates de début et de fin des tâches en fonction de ces liaisons. Dans MindView comme dans d'autres logiciels similaires de gestion de projet, la saisie explicite d'une date de début revient à établir une contrainte "Début Au Plus Tôt Le". De même, la saisie explicite d'une date de fin revient à établir une contrainte "Fin Au Plus Tôt Le". Bien qu'il soit parfaitement légitime d'appliquer des contraintes à vos tâches de cette manière lorsqu'elles sont réellement nécessaires, il est conseillé de réduire leur usage au strict minimum car elles limitent la flexibilité de votre projet. Pour en savoir plus sur les contraintes et leurs effets, voyez la rubrique "Utilisation des contraintes".

Si vous souhaitez néanmoins saisir une date de début, plusieurs méthodes s'offrent à vous :

 ·     Amenez le pointeur sur le centre de la barre de la tâche et faites-la glisser à la date souhaitée.

 ·     Cliquez sur la cellule Début de la tâche dans le Plan du diagramme de Gantt et tapez ou sélectionnez une date.

 ·     Sélectionnez la tâche. Dans le panneau Tâches/Temps, sélectionnez une date dans le champ Début.

 ·     Sélectionnez la tâche et choisissez Afficher | Informations sur la tâche images\task_information_icon_small.gif de l'onglet Outils Gantt pour ouvrir la boîte de dialogue du même nom. Sélectionnez une date dans le champ Début.

images\tip_color.gif Vous pouvez également ouvrir la boîte de dialogue "Informations sur la tâche" en appuyant sur les touches Maj + F2 ou en double-cliquant sur la barre de la tâche dans le diagramme de Gantt.

Vous pouvez saisir une date de fin comme suit :

 ·     Cliquez sur la cellule Fin de la tâche dans le Plan du diagramme de Gantt et tapez ou sélectionnez une date.

 ·     Sélectionnez la tâche. Dans le panneau Tâches/Temps, sélectionnez une date dans le champ Fin.

 ·     Sélectionnez la tâche et choisissez Afficher | Informations sur la tâche images\task_information_icon_small.gif de l'onglet Outils Gantt pour ouvrir la boîte de dialogue du même nom. Sélectionnez une date dans le champ Fin.

images\note_color.gif Lorsque vous saisissez une date de début ou une date de fin, une icône de contrainte images\snet_icon.gif s'affiche en regard du nom de la tâche dans le Plan du diagramme de Gantt. Vous pouvez obtenir des détails sur la contrainte en amenant le pointeur de la souris sur cette icône.

Pour supprimer la contrainte définie par la saisie explicite d'une date de début ou de fin :

 Ø    Ouvrez la boîte de dialogue "Informations sur la tâche" et supprimez la coche du champ "Date de la contrainte".

images\removing_a_constraint.gif

Hiérarchisation des tâches

Pour une meilleure organisation de votre projet, vous pouvez regrouper les tâches de moindre importance sous les tâches de niveau supérieur, qui prennent alors le nom de tâches récapitulatives. Cette opération vous permet de décomposer votre projet en unités logiques, chaque unité regroupant une liste de sous-tâches. Les durées, dates de début et dates de fin des tâches récapitulatives sont calculées automatiquement en fonction de leurs sous-tâches.

Les tâches récapitulatives sont représentées sur le diagramme de Gantt par une barre solide allant du début de la première tâche à la fin de la dernière tâche.

images\summary_task.gif

Lorsque vous ajoutez des sous-tâches à une tâche récapitulative, la durée de cette dernière est automatiquement mise à jour en fonction du nouveau groupe de sous-tâches. Il n'est pas possible de modifier manuellement la durée, la date de début ou la date de fin d'une tâche récapitulative. Si vous modifiez les dates ou la durée d'une sous-tâche, la durée de la tâche récapitulative est automatiquement mise à jour.

La durée d'une tâche récapitulative est définie comme étant le nombre de jours ouvrés compris entre son début et sa fin, y compris les jours où aucune tâche n'est prévue. La valeur est calculée en tenant compte d'une part du nombre d'heures ouvrées disponibles entre les deux dates obtenu en consultant le calendrier du projet, et d'autre part de la valeur "Heures par jour" définie dans la boîte de dialogue "Paramètres du calendrier du projet". Pour en savoir plus sur les paramètres de calendrier, consultez la rubrique "Définition des calendriers".

Une sous-tâche est équivalente à une sous-branche : la procédure à suivre pour créer une sous-tâche dans la vue de Gantt est donc la même que dans les autres vues. Dès que vous ajoutez une sous-tâche à une tâche, cette dernière est convertie en tâche récapitulative.

Vous pouvez convertir une tâche existante en sous-tâche ou la placer à un autre niveau de la hiérarchie exactement comme dans la vue Plan :

 Ø    Sélectionnez la tâche à déplacer en cliquant dessus avec le bouton gauche de la souris.

 Ø    Tout en maintenant le bouton de la souris enfoncé, faites glisser la tâche vers son nouvel emplacement.

Le pointeur de la souris prend une forme différente pour indiquer où la tâche sera insérée lorsque vous relâcherez la bouton de la souris.

 ·     Une petite flèche vers la droite images\ol_right_arrow.gif indique que la tâche va devenir une sous-tâche de la tâche contenant la flèche.

 ·     Une petite flèche vers le haut images\ol_up_arrow.gif indique que la tâche va être insérée au-dessus de la tâche contenant la flèche, au même niveau hiérarchique.

 ·     Une petite flèche vers le bas images\ol_down_arrow.gif indique que la tâche va être insérée en dessous de la tâche contenant la flèche, au même niveau hiérarchique.

 Ø    Relâchez le bouton de la souris pour insérer la tâche à l'endroit voulu.

 ·     Vous pouvez également cliquer sur l'icône Abaisser images\indent_icon.gif de l'onglet Outils Gantt pour faire passer la ou les tâches sélectionnées au niveau inférieur dans la hiérarchie, de façon à les convertir en sous-tâches de la tâche précédente dans le Plan du diagramme de Gantt.

 ·     A l'inverse, un clic sur l'icône Rehausser images\outdent_icon.gif fait passer la ou les tâches sélectionnées au niveau supérieur de la hiérarchie.

La racine de la Mind Map, qui correspond à la première tâche dans le Plan du diagramme de Gantt, est une tâche récapitulative qui recouvre toute la durée du projet. Sa date de fin coïncide avec la date de fin du projet.

Vous pouvez développer et réduire les tâches récapitulatives dans la vue de Gantt exactement comme dans la vue Plan principale. Reportez-vous à la rubrique "Utilisation de la vue Plan" pour plus d'information.

Lorsque vous travaillez sur des projets de grande taille, la réduction des tâches récapitulatives vous permet d'en obtenir une meilleure vue d'ensemble.