Inspection d'un projet

Une fois votre projet mis au point et démarré, il convient de l'inspecter régulièrement pour détecter les problèmes et conflits éventuels afin de les résoudre en temps utile.

Vérification des échéances

Certaines de vos tâches ont-elles dépassé leur échéance ? Si c'est le cas, une icône d'avertissement s'affiche dans la colonne Indicateurs en regard des tâches en question, comme suit :

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Pour résoudre ce problème, vous devrez probablement modifier la planification de ces tâches ou de leurs prédécesseurs. Si le dépassement est tolérable, vous pouvez repousser la date de l'échéance en ouvrant la boîte de dialogue "Informations sur la tâche" (faites un double-clic sur la barre de tâche) et en saisissant une nouvelle date. Pour supprimer l'échéance, supprimez la coche du champ Echéance.

Vérification de la date de fin du projet

Votre projet se déroule-t-il comme prévu ? Vous pouvez vous en assurer en vérifiant sa date de fin.

Lorsque vous planifiez votre projet à partir de sa date de début (voir "Définition des paramètres d'un projet"), MindView calcule la date de fin du projet automatiquement, en fonction de la durée des tâches, des liaisons entre tâches définies et du calendrier du projet.

Vous pouvez vérifier la date de fin du projet de diverses manières :

 ·     Consultez la date de fin de la première tâche du projet, soit dans le Plan du diagramme de Gantt, soit sur le diagramme lui-même. Cette première tâche correspond à la tâche récapitulative qui recouvre la totalité du projet.

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 ·     Consultez la date de fin de la dernière tâche du projet, soit dans le Plan du diagramme de Gantt, soit sur le diagramme lui-même.

images\tip_color.gif Si la barre de cette dernière tâche n'est pas visible, sélectionnez la tâche dans le Plan du diagramme, puis choisissez Atteindre la tâche images\go_to_selected_task_icon.gif dans l'onglet Outils Gantt.

 ·     Choisissez Projet | Informations dans l'onglet Outils Gantt pour prendre connaissance des dates de début et de fin du projet.

S'il s'avère que le projet ne va pas se terminer dans les délais impartis, et qu'aucune des suggestions décrites dans les paragraphes suivants ne permette de résoudre le problème, vous devrez probablement allouer davantage de ressources aux tâches. En théorie, l'allocation d'une seconde personne à une tâche permet de réduire sa durée de moitié.

Vérification de la date de début du projet

Si vous constatez que certaines de vos tâches commencent plus tard que ce à quoi vous vous attendez, bien qu'elles ne soient soumises à aucune contrainte, vérifiez la date de début du projet (choisissez Projet | Informations dans l'onglet Outils Gantt).

Dans l'exemple ci-dessous, la date de début des tâches 1 et 2 correspond à la date de début du projet, conformément à la règle. Toutefois, la tâche 3 est soumise à une contrainte "Doit Débuter Le" dont la date est antérieure à la date de début du projet. Il en résulte que le projet s'étend vers l'arrière avant sa date de début officielle. Le même effet se produit si vous définissez un décalage entre deux tâches de telle sorte que la tâche successeur commence avant la date de début du projet.

La date de début du projet n'est cependant pas affectée par ces opérations : MindView continue donc de planifier toutes vos nouvelles tâches de façon à ce qu'elles démarrent à la date de début du projet.

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Vérification des liaisons de dépendance

Les liaisons établies entre les tâches sont-elles toutes nécessaires ? La suppression des liaisons établies entre les tâches qui ne dépendent pas réellement les unes des autres vous permettra de tirer parti de tous les temps libres disponibles. Votre projet se terminera plus tôt et y gagnera en souplesse.

Voyez aussi s'il serait possible d'effectuer certaines des tâches en parallèle afin de réduire la durée totale du projet. Si c'est le cas, définissez les décalages appropriés (voir "Définition d'un décalage" à la rubrique "Utilisation des liaisons"). Une autre possibilité est de remplacer certaines de vos liaisons "Fin à Début" en liaisons "Fin à Fin" ou "Début à Début" si la logique de votre projet le permet.

Vérification des contraintes

Toutes les contraintes définies ont-elles l'effet voulu ? Examinez la colonne Indicateurs du Plan du diagramme de Gantt pour repérer les tâches dotées de contraintes images\snet_icon.gif images\snlt_icon.gif. Si vous avez associé une note explicative à vos tâches chaque fois que vous leur avez appliqué une contrainte, prenez-en connaissance pour vérifier que la contrainte produit toujours l'effet recherché. Portez une attention particulière aux tâches qui sont soumises à une contrainte mais auxquelles vous n'avez pas associé de note explicative : si elles ont été créées par inadvertance, il convient de les supprimer.

Les tâches dotées de contraintes sont-elles planifiées aux dates voulues ? Sont-elles liées d'une manière logique avec les tâches adjacentes ? Vérifiez que leurs dates de début et de fin ne sont prévues ni trop tôt, ni trop tard.

Vérifiez qu'il n'existe pas de chevauchements ou de délais imprévus entre les tâches liées : ceux-ci peuvent être produits par une contrainte rigide superflue, que vous pouvez détecter grâce à son icône de contrainte dans la colonne Indicateurs. Souvenez-vous toutefois que les chevauchements et délais peuvent également être créés intentionnellement par l'introduction d'un décalage. Vous pourrez vérifier l'existence de ces décalages en affichant la colonne Prédécesseurs du Plan du diagramme de Gantt.

Dans la mesure où les contraintes l'emportent sur les liaisons, elles sont susceptibles d'introduire des illogismes dans la planification, signalés par l'icône images\link_bypassed_icon.gif dans la colonne Indicateurs. Dans l'exemple suivant, les dernières corrections ont pris plus longtemps que prévu, mais la contrainte "Doit Finir Le" établie sur la tâche d'impression empêche MindView de la repousser pour tenir compte du retard de son prédécesseur. Il en résulte que la tâche d'impression va maintenant commencer bien avant que les derniers changements aient été effectués.

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Si vous souhaitez maintenir l'échéance du 28 septembre pour l'impression, vous pouvez résoudre ce problème comme suit :

 Ø    Double-cliquez sur la barre de la tâche d'impression pour ouvrir sa boîte de dialogue "Informations sur la tâche".

 Ø    Supprimez la contrainte rigide en ôtant la coche du champ "Date de la contrainte" pour revenir à la contrainte par défaut, à savoir "Le Plus Tôt Possible". La liaison avec la tâche "Corrections" va maintenant à nouveau déterminer le début de l'impression.

 Ø    Dans le champ Echéance, sélectionnez la date "28.09.07" pour introduire un repère d'échéance sur la tâche d'impression en guise d'aide-mémoire. Ce repère est purement visuel : il n'a aucun effet sur les calculs de planification du projet et n'applique pas de contrainte à la tâche. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue.

 Ø    Réduisez le temps prévu pour l'apport des dernières corrections (ou la durée de l'un des prédécesseurs) pour permettre à l'impression de finir à temps, par exemple en répartissant la tâche entre plusieurs ressources.

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Détection des temps morts

Votre projet comporte-t-il des temps morts que vous pourriez mettre à profit pour effectuer certaines tâches ? L'application d'une contrainte rigide, intentionnelle ou non, est susceptible de provoquer des temps morts. Si par exemple la tâche prédécesseur s'achève plus tôt que prévu, la contrainte empêche MindView de tirer parti du temps gagné pour avancer la tâche.

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Pour résoudre ce type de problème et exploiter le temps disponible, envisagez de supprimer la contrainte rigide et de la remplacer par la contrainte par défaut "Le Plus Tôt Possible".

Vérification du chemin critique

Le chemin critique comporte-t-il des tâches qui ne devraient pas y figurer ? Une tâche figure sur le chemin critique si elle affecte la date de fin du projet. Si vous parvenez à éliminer certaines tâches du chemin critique, vous réduirez d'autant la durée du projet.

 Ø    Choisissez Afficher | Chemin critique images\critical_path_icon_small.gif pour faire apparaître en rouge les tâches qui figurent sur le chemin critique.

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Dans l'exemple ci-dessus, toutes les tâches apparaissent sur le chemin critique, y compris la livraison du papier aux imprimeurs, qui pourrait pourtant être effectuée en parallèle avec les autres tâches. La tâche d'impression dépasse son échéance (signalée par la flèche verte), d'où le losange d'avertissement rouge dans la colonne Indicateurs. Un moyen d'éliminer la tâche de livraison du chemin critique est de lui permettre de s'effectuer en parallèle avec une autre tâche. La durée du projet s'en trouve réduite d'autant, et l'échéance finale est à nouveau respectée.

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Une autre technique utile pour raccourcir le chemin critique, et donc la durée totale du projet, est de remplacer certaines de vos liaisons "Fin à Début" en liaisons "Fin à Fin" ou "Début à Début" si la logique de votre projet le permet.