Utilisation de la vue Gantt

images\gantt_view_icon.gif La vue Gantt de MindView est une vue spécialisée, dédiée à la création, à la mise au point et à la gestion de projets en accord avec les règles communément admises en matière de gestion de projet.

Un projet se constitue d'une série de tâches liées les unes aux autres, qui doivent être effectuées dans un ordre précis. Lorsque vous emménagez dans de nouveaux locaux par exemple, vous ne pouvez pas commencer à réorganiser l'espace intérieur avant d'avoir négocié le loyer. Un projet a une date de début spécifique, qui correspond au début de la première tâche (par exemple l'établissement du cahier des charges) et une date de fin spécifique, correspondant à l'aboutissement de la dernière tâche (par exemple l'emménagement).

Tout changement dans la planification d'une tâche affecte les tâches qui y sont liées. Si une tâche est en avance, MindView recalcule automatiquement toutes les tâches qui en dépendent de manière à tirer parti du gain de temps. A l'inverse, si une tâche prend du retard, toutes les tâches qui en dépendent sont automatiquement repoussées, ce qui est susceptible d'affecter la date d'achèvement du projet dans son ensemble.

En matière de gestion de projet, le diagramme de Gantt est le mode de représentation le plus répandu et le plus visuellement parlant. Dans ce type de diagramme, les tâches du projet sont identifiées par des barres horizontales disposées sur un calendrier. La vue Gantt de MindView fait appel à cette représentation, chaque tâche correspondant à une branche ou à une sous-branche de la Mind Map.

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La vue Gantt vous permet ainsi de mettre en place et de gérer des projets complets en vous appuyant sur une méthodologie éprouvée et clairement définie. Dans le cadre de la vue Gantt, vous pouvez facilement ajouter ou supprimer des tâches, définir ou modifier leur durée (représentées par la longueur des barres), enchaîner certaines tâches (par exemple pour qu'une tâche soit effectuée immédiatement après une autre tâche) et définir des contraintes (par exemple pour obtenir qu'une tâche se termine avant une date donnée).

Pour vous aider à démarrer plus rapidement, MindView propose des plannings prêts à l'emploi concernant des activités commerciales courantes (comme l'organisation d'un salon, la production d'une publication, le lancement d'un produit et ainsi de suite) à exploiter dans la vue Gantt. Vous pouvez fonder vos propres plannings sur ces modèles, ou vous en servir à des fins de formation.

 Ø    Pour accéder à l'un de ces modèles, cliquez sur le Bouton MindView, choisissez Nouveau à partir d'un modèle, cliquez sur l'onglet Modèles et sélectionnez la catégorie "Usage professionnel".

Pour voir comment créer et développer un projet, consultez la rubrique "Mise en place d'un projet".

Accès à la vue Gantt

Vous pouvez accéder à la vue Gantt de diverses manières :

 Ø    Pour créer un nouveau projet directement dans cette vue, cliquez sur le Bouton MindView et choisissez Nouveau Gantt.

Pour afficher un document existant dans la vue Gantt, vous pouvez soit :

 ·     Choisir Accueil | Vues | Gantt ou Affichage | Vues | Gantt dans le menu principal, ou

 ·     Cliquer avec le bouton droit sur l'espace de travail et choisir Vue Gantt dans le menu contextuel, ou

 ·     Appuyer sur Ctrl + Maj + 6.

images\note_color.gif Ces commandes ne sont pas disponibles lorsque vous travaillez sur une ligne de temps. Pour les réactiver, vous devez sélectionner le type de document "Tâches" dans le panneau Tâches/Temps. Pour en savoir plus sur ce panneau, consultez la rubrique "Utilisation du panneau Tâches".

images\warning_color.gif Si ce n'est pas encore le cas, le passage à la vue Gantt active automatiquement les fonctionnalités de gestion de projet. Les deux conséquences les plus importantes de cette opération sont les suivantes :

 ·     Toutes les branches "parent" (c'est-à-dire dotées de sous-branches) sont converties en tâches récapitulatives. Leurs dates de début et de fin ainsi que leurs durées sont alors calculées automatiquement à partir des dates de leurs sous-tâches et ne peuvent plus être modifiées manuellement. Toute date associée à une branche "parent" avant le passage à la vue Gantt est supprimée.

 ·     Les tâches ne peuvent être planifiées que durant les heures ouvrées définies par le calendrier du projet.

Les projets obéissent également à des règles importantes concernant les liaisons et les contraintes qu'il est possible d'adjoindre à leurs tâches. Tous ces aspects sont décrits en détail dans les rubriques suivantes.

Lorsque vous travaillez sur un projet, ces règles s'appliquent en tout temps, même si vous passez momentanément à une autre vue, par exemple pour reconsidérer sa structure dans la vue Mind Map, ou pour le visionner sous forme de ligne de temps dans la vue Ligne de temps. Ainsi, toutes les modifications apportées aux tâches du projet obéissent aux règles de la gestion de projet, indépendamment de la vue dans laquelle vous vous trouvez.

Eléments de la vue Gantt

Tout comme les autres vues, la vue Gantt est constituée de divers composants :

 ·     Le Plan du diagramme de Gantt

Ce panneau, qui est affiché sur la gauche de la vue Gantt, répertorie toutes les tâches du projet sous la forme d'une liste hiérarchique que vous pouvez développer ou réduire selon vos besoins.

Les tâches sont énumérées dans le Plan du diagramme de Gantt selon leur ordre de création. Si par exemple vous avez créé vos tâches à partir de la vue Mind Map, elles apparaîtront dans le Plan dans le même ordre que dans la vue Mind Map (c'est-à-dire en allant dans le sens des aiguilles d'une montre à partir de la première branche en haut à droite) et non pas en ordre chronologique.

 ·     Le Diagramme de Gantt

Le diagramme de Gantt, affiché dans la partie droite de la vue, représente chaque tâche par une barre horizontale allant de sa date de début à sa date de fin. Les week-ends et jours fériés sont identifiés par des colonnes hachurées. Les liaisons entre tâches sont mises en évidence par des lignes fléchées reliant les tâches en question.

 ·     Le panneau Tâches/Temps

Ce panneau est affiché par défaut sur le côté droit de l'espace de travail. Il vous fournit une méthode supplémentaire pour spécifier les données descriptives des tâches, telles durée, priorité, niveau de progression et ressources.

Le panneau Tâches/Temps est décrit en détail à la rubrique "Utilisation du panneau Tâches".

images\note_color.gif Si le panneau Tâches/Temps n'est pas visible, cliquez sur l'onglet du même nom situé sur le côté droit de l'espace de travail ou choisissez Affichage | Afficher/Masquer | Panneau Tâches/Temps.

 ·     L'onglet Outils Gantt

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Cet onglet apparaît dès que vous passez à la vue Gantt. Ses icônes vous permettent d'effectuer diverses opérations sur vos tâches, décrites en détail dans les rubriques suivantes.

Utilisation du Plan du diagramme de Gantt

Le Plan du diagramme de Gantt comporte plusieurs colonnes. Certaines de ces colonnes ne s'affichent que si une ou plusieurs des tâches du projet contiennent le type d'élément auquel elles font référence :

 ·     La première colonne est la colonne ID. Elle indique le numéro unique automatiquement attribué à chaque tâche. Les numéros d'ID ne représentent pas nécessairement l'ordre dans lequel les tâches sont effectuées.

 ·     Une icône d'image images\ol_picture_icon.gif dans la deuxième colonne dénote la présence d'une image intégrée. Il vous suffit d'amener le pointeur de la souris sur l'icône pour visionner un aperçu de l'image. Double-cliquez sur l'icône pour afficher l'image dans le logiciel graphique associé au format de l'image sur votre ordinateur.

 ·     Une icône de commentaire images\ol_comment_icon.gif dans la colonne suivante indique que la tâche correspondante contient un commentaire. Amenez le pointeur de la souris sur l'icône pour ouvrir la fenêtre du commentaire et prendre connaissance de ce dernier.

 ·     Une icône de trombone images\ol_paperclip_icon.gif dans la quatrième colonne indique que la tâche correspondante contient des objets attachés (notes, fichiers texte, fichiers vidéo et ainsi de suite) ou qu'elle est liée à une autre tâche par un lien entre branches. Pour visionner un objet attaché, déplacez le pointeur de la souris sur l'icône. La liste des objets apparaît, et il vous suffit alors de double-cliquer sur l'objet requis pour le visionner dans le logiciel associé à son format.

 ·     Si vous avez inséré une ou plusieurs icônes sur une tâche, ces icônes sont représentées dans la colonne suivante.

 

Le Plan du diagramme de Gantt contient également des colonnes spécifiques à la gestion de projet :

 ·     Indicateurs : Si vous avez appliqué une contrainte à une tâche, par exemple pour obtenir qu'elle s'achève avant une date donnée, une icône de contrainte images\snet_icon.gif s'affiche dans la colonne située juste à gauche du nom de la tâche. Les contraintes sont décrites en détail à la rubrique "Utilisation des contraintes".

 ·     Nom de tâche : Cette colonne répertorie toutes les tâches du projet. Les tâches qui contiennent une ou plusieurs sous-tâches sont indiquées en gras. Ces tâches (qui correspondent aux branches dotées de sous-branches dans la vue Mind Map) portent le nom de "tâches récapitulatives". Les tâches ordinaires (qui correspondent aux branches dénuées de sous-branches dans la vue Mind Map) sont indiquées en police normale et mises en retrait selon leur niveau. Voyez le paragraphe "Hiérarchisation des tâches" de la rubrique "Saisie et modification d'une tâche" à ce sujet.

 ·     Durée : Le temps que va prendre la tâche. Les unités de temps utilisées sont indiquées par des lettres : min (minutes), hr (heures), jours (jours), sem (semaines), mois. La lettre "é" précédant l'unité de temps dénote une durée écoulée, auquel cas la tâche va prendre exactement le temps indiqué, sur la base d'une semaine de 7 jours sur 7, 24 h sur 24, indépendamment des périodes chômées et des périodes de travail définies dans le calendrier du projet. Un point d'interrogation indique que la durée spécifiée est une estimation. Par défaut, MindView affecte une durée de 1 jour à toute nouvelle tâche ou à toute tâche dont la durée n'a pas été spécifiée explicitement. Pour en savoir plus sur les calendriers, reportez-vous à la rubrique "Définition des calendriers".

La barre d'une tâche récapitulative recouvre la période comprise entre le début de la première de ses sous-tâches et la fin de la dernière de ses sous-tâches. Il n'est pas possible de modifier manuellement la durée d'une tâche récapitulative.

images\note_color.gif Lorsqu'elle est exprimée en jours, semaines ou mois, la valeur indiquée dans la colonne Durée (par ex. "2 jours") est liée au nombre d'heures ouvrées par jour, par semaine ou par mois définies dans la boîte de dialogue "Paramètres du calendrier du projet" (choisissez Outils Gantt | Projet | Calendrier).

Pour en savoir plus sur les durées de tâches, consultez le paragraphe "Saisie de la durée d'une tâche" dans la rubrique "Saisie et modification d'une tâche".

 ·     Début : La date de début de la tâche. Par défaut, MindView planifie toute nouvelle tâche de sorte qu'elle commence à la date de début du projet, telle qu'elle est définie dans la boîte de dialogue "Informations sur le projet" (choisissez Outils Gantt | Projet | Informations).

Bien que vous puissiez saisir les dates de début de tâche manuellement, il est conseillé de laisser MindView les définir automatiquement en fonction des liaisons établies entre les différentes tâches. Pour en savoir plus à ce sujet, voyez "Saisie des dates de début et de fin" dans la rubrique "Saisie et modification d'une tâche".

La date de début d'une tâche récapitulative est définie automatiquement comme étant la date de début de la première de ses sous-tâches.

 ·     Fin : La date de fin de la tâche. MindView calcule la date de fin d'une tâche à partir de sa date de début et de sa durée, en tenant compte des périodes chômées et des périodes de travail définies dans le calendrier du projet. MindView ne planifie jamais une tâche durant une période chômée, à moins que vous n'ayez spécifié une durée "écoulée" pour cette tâche. Pour en savoir plus sur les calendriers, reportez-vous à la rubrique "Définition des calendriers".

Bien que vous puissiez saisir les dates de fin de tâche manuellement, il est conseillé de laisser MindView les définir automatiquement en fonction des liaisons établies entre les différentes tâches.

La date de fin d'une tâche récapitulative est définie automatiquement comme étant la date de fin de la dernière de ses sous-tâches.

 ·     Prédécesseurs : Si une tâche est liée à une ou plusieurs autres tâches antérieures, cette colonne indique le numéro d'ID de ces tâches. Le numéro d'ID des tâches du projet est affiché dans la première colonne du Plan. Consultez la rubrique "Utilisation des liaisons" pour en savoir plus sur les dépendances entre tâches.

 ·     Ressources: Si vous avez alloué des ressources à une tâche, elles sont répertoriées dans cette colonne. Consultez la rubrique "Allocation de ressources" pour plus d'information.

images\tip_color.gif Libre à vous de masquer n'importe laquelle de ces colonnes en cliquant avec le bouton droit sur le titre de colonne "Nom de tâche" et en désélectionnant les colonnes à supprimer dans le menu contextuel qui apparaît.

 

Le Plan du diagramme de Gantt fonctionne exactement comme la vue Plan principale. Lorsque vous travaillez dans le Plan, vous pouvez par exemple :

 ·     Ajouter, supprimer, déplacer, couper, copier et coller des tâches comme dans la vue Plan principale.

 ·     Ajouter des images intégrées, des icônes, des notes et des commentaires à n'importe quelle tâche.

 ·     Attacher des objets tels que fichiers texte, vidéos, sons, hyperliens et ainsi de suite.

 ·     Utiliser l'icône Numérotation images\numbering_scheme_icon_small.gif de l'onglet Outils Gantt ou de l'onglet Accueil pour choisir parmi divers styles de numérotation séquentielle à appliquer aux tâches de votre plan.

 ·     Utiliser les icônes Niveaux images\detail_level_icon_small.gif de l'onglet Affichage pour définir le nombre de niveaux de tâches à afficher.

 ·     Utiliser l'icône Appliquer focus sur branche images\apply_branch_focus_icon_small.gif de l'onglet Affichage pour limiter l'affichage à une seule tâche et utiliser l'icône Supprimer focus sur branche images\clear_branch_focus_icon_small.gif pour visionner à nouveau la totalité du plan.

 ·     Utiliser l'icône Filtre images\filter_icon_small.gif de l'onglet Affichage pour masquer les tâches qui ne remplissent pas les critères que vous avez définis.

Pour en savoir plus sur ces opérations, consultez la rubrique "Utilisation de la vue Plan".

Visionnement du diagramme de Gantt

Vous pouvez manipuler l'échelle de temps affichée en haut du diagramme de Gantt pour visionner vos tâches avec plus ou moins de précision comme suit :

 ·     Cliquez sur l'icône Zoom avant images\zoom_in_gantt_icon.gif de l'onglet Outils Gant (ou appuyez sur Ctrl + "+") pour visionner votre projet avec davantage de précision, en passant par exemple d'une combinaison Mois/Semaines à une combinaison Jours/Heures.

 ·     Cliquez sur l'icône Zoom arrière images\zoom_out_gantt_icon.gif (ou appuyez sur Ctrl + "-") pour afficher des durées plus longues, passant par exemple d'une combinaison Mois/Semaines à une combinaison Années/Trimestres.

 ·     Cliquez sur l'icône Taille écran images\zoom_all_icon_small.gif ou appuyez sur F4 pour laisser MindView choisir le niveau de précision nécessaire pour que le projet puisse être affiché en totalité, de sa première tâche à sa dernière tâche.

Libre à vous également d'afficher votre projet en mode plein écran de façon à ce qu'il dispose du maximum d'espace possible :

 Ø    Choisissez Affichage | Zoom | Plein écran images\full_screen_icon_small.gif ou appuyez sur F9.

 Ø    Pour revenir au mode de visionnement standard, choisissez Fermer dans la barre d'outils "Plein écran", appuyez sur Echap ou appuyez de nouveau sur F9.

Un grand choix d'en-têtes correspondant aux divers niveaux de l'échelle vous est également proposé :

 Ø    Double-cliquez sur les en-têtes du diagramme de Gantt pour ouvrir la boîte de dialogue Echelle du diagramme.

images\timescale_dialog.gif

 Ø    Choisissez une unité et un libellé pour le niveau supérieur (i.e. l'en-tête du haut).

 Ø    Choisissez une unité et un libellé pour le niveau inférieur (i.e. l'en-tête du bas).

Notez que les choix disponibles pour le niveau inférieur varient en fonction du choix opéré pour le niveau supérieur.

Si la tâche que vous souhaitez visionner se situe en dehors de la période représentée par le diagramme, vous pouvez faire défiler le projet pour atteindre la tâche en question comme suit :

 Ø    Sélectionnez la tâche dans le Plan et cliquez sur l'icône Atteindre la tâche images\go_to_selected_task_icon.gif de l'onglet Outils Gantt.

Personnalisation du diagramme de Gantt

MindView vous permet non seulement de définir l'aspect visuel du diagramme de Gantt dans son ensemble, mais également de personnaliser chaque barre de tâche individuellement.

Personnalisation du diagramme dans son ensemble

 Ø    Pour appliquer un autre jeu de couleurs au diagramme, cliquez sur l'onglet Création, parcourez les différentes options de la galerie Jeux de couleurs en vérifiant l'effet produit sur votre diagramme, puis cliquez sur la combinaison requise pour l'appliquer.

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L'onglet Création vous permet d'appliquer d'autres effets globaux au diagramme :

 ·     Pour afficher le nom de chaque tâche et/ou ses ressources à la suite des barres de tâche, choisissez Afficher/Masquer Noms des tâches et/ou Afficher/Masquer Ressources.

 ·     Les options Lignes horizontales et Lignes verticales vous permettent d'afficher ou de masquer ces lignes sur le diagramme.

 ·     Pour afficher une ligne verticale identifiant la date du jour sur le diagramme, choisissez Afficher | Date du jour dans l'onglet Outils Gantt.

images\tip_color.gif Vous pouvez donner une autre couleur à cette ligne à l'aide de la boîte de dialogue Propriétés. Reportez-vous à la rubrique "Propriétés de la vue : onglet Général" pour en savoir plus.

 ·     Pour terminer, vous pouvez également modifier la couleur utilisée pour mettre en évidence les tâches critiques du projet (Afficher | Chemin critique dans l'onglet Outils Gantt) dans cette même boîte de dialogue.

Personnalisation des barres de tâche

L'onglet Création vous permet également de modifier la forme, la couleur de remplissage, la couleur de contour ou le motif de remplissage des barres de tâches en une seule opération.

 Ø    Cliquez sur l'onglet Création à l'extrémité droite du ruban.

 Ø    Parcourez les options présentées dans les panneaux "Tâches standard" et "Tâches récapitulatives" et choisissez votre style préféré.

Si vous souhaitez mettre certaines tâches en évidence par rapport aux autres, vous pouvez modifier leur aspect visuel individuellement :

 Ø    Sélectionnez la ou les tâches à personnaliser.

 Ø    Cliquez sur l'onglet Format et choisissez les options voulues.

Au besoin, vous pouvez annuler vos modifications et rétablir l'aspect initial de la barre de tâche tel qu'il est défini dans l'onglet Création en choisissant Rétablir style.

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Si vous avez choisi d'afficher le nom de la tâche et les noms des ressources à la suite des barres de tâche, vous pouvez modifier la couleur utilisée pour ces libellés à l'aide de la boîte de dialogue Propriétés.

Pour en savoir plus sur les autres méthodes de personnalisation de projet, consultez la rubrique "Optimisation d'un projet".