Projektstrukturplan Software

Es wurde erstmals vom amerikanischen Verteidigungsministerium in der zweiten Hälfte des 50er Jahre entwickelt – sowie von der NASA in den frühen Sechzigern. Ein Projektstrukturplan wird von Projektmanagern eingesetzt, um Teile eines Projekts voneinander abzugrenzen. Es beschreibt den Punkt eines (Zwischen-)Ziels, nicht, wie man dieses Ziel erreicht. Als Beispiel: Beim Bau eines Hauses definiert das Projektstrukturplan alle Aspekte des fertigen Hauses, auch Details. Es enthält nicht, wie die einzelnen Elemente des Hauses erstellt werden sollen, es sei denn, die Art der Erstellung ist ein wichtiger Teil des fertigen Hauses.
Ein Projektstrukturplan ist keine Aufgabenliste, kein Terminplan und keine Organisationstabelle. Vielmehr bildet er die Basis, auf der eine Aufgabenliste oder ein Terminplan aufgebaut werden können. Aufgaben und Termine werden anderweitig besser verwaltet, z.B. in Gantt Diagrammen.
Ein PSP kann über eine Projektstrukturplan Software auf einen Blick folgendes zeigen:

• Die verschiedenen Elemente des Projekts
• Wie die notwendige Arbeit auf die verschiedenen Elemente des Projekts verteilt werden
• Wie die Kosten bzw. das Budget auf die verschiedenen Elemente des Projekts verteilt werden
• Wie man größere Elemente des Projekts in kleinere unterteilen kann

Andererseits sagt er nichts über einzelne Aufgaben aus bzw. wie sie ausgeführt werden sollen

MindView ist eine hocheffektive Methode für Brainstorming, die visuelle Entwicklung und das Strukturierens von Ideen. Es ist ideal sowohl für Einzelpersonen als auch für kleine Teams oder größere Gruppen. MindView erzeugt ‘Mind Maps®’, die Sie für Präsentationen, Berichte, Websites und mehr verwenden können. Mind Maps können klein und einfach sein (wie der oben abgebildete Projektstrukturplan) oder auch groß und komplex. Mit zahlreichen Exportoptionen zu Microsoft® Office Anwendungen (inkl. Microsoft® Project, HTML und andere Formate), ist die Projektstrukturplan Software MindView ein effektives und vielseitiges Entwicklungswerkzeug.

Die MindView Business Edition ermöglicht das Hinzufügen von Kalkulationsfeldern, um die Kosten bzw. das Budget zu verfolgen (zum Beispiel). Sie enthält außerdem Optionen zum Projektmanagement, mit denen Sie Aufgabenlisten und Gantt Diagramme aus dem Projektstrukturplan erzeugen können. MindView bietet sechs wechselbare Ansichten (siehe unten), mit denen Sie den Projektstrukturplan in einer Organigramm- oder Links-Rechts-Ansicht anzeigen und dann die Information direkt in die eingebaute Gantt-Ansicht übernehmen können.

Zusammengefasst bietet die Projektstrukturplan Software MindView Folgendes:

• Einen schnellen und einfachen Weg zum Brainstorming und dem Generieren einer Struktur der Ideen: Ideal zum Erzeugen eines Projektstrukturplan.
• Verschiedene Arten, den Projektstrukturplan anzuzeigen.
• Die Möglichkeit, Zahlen (Kosten, Prozentwerte) zum Projektstrukturplan hinzuzufügen.
• Gantt Funktionalität, mit der Sie sehr einfach Aufgabenlisten und Terminlisten aus dem Projektstrukturplan generieren können.
• Möglichkeit zum Export als Microsoft® Project oder Excel Dokument.

Beim Erzeugen eines Projektstrukturplanes beginnen Sie beim Endprodukt – und bewegen sich von dort  aus rückwärts in die Details. MindView ist dafür ideal, weil es erlaubt, Elemente schnell in eine Struktur einzufügen, die insgesamt Sinn für ein komplettes Projekt ergibt. Es ist eine einfach Lösung, falls Sie Elemente bei Bedarf umstellen wollen. Die Schritte beim Projektstrukturplan sind folgende:

1. Definieren Sie den Namen des Projekts. Dies ist normalerweise nicht mehr als ein Titel: “Haus in der Königsstraße" Damit wird der Ursprung des Projekts (des Projektstrukturplans) festgelegt.
   
   



2. Geben Sie die Hauptergebnisse an; dies sind  die Hauptkomponenten des endgültigen Projekts, zum Beispiel bei einem Haus der äußere Aufbau, die interne Konstruktion – und so weiter. Diese werden zu Bereichen oder ‘Hauptzweigen’ unterhalb des Ursprungs – wie dies im vorigen Schritt beschrieben wurde.





3. Detaillieren Sie die Hauptergebnisse, indem Sie sie in Unterpunkte teilen – so viel bzw. oft - wie nötig. Damit bekommen Sie handhabbare Arbeitseinheiten, die nicht mehr weiter unterteilt werden müssen. Diese Einheiten sollten von einer Größe sein, die der Projektmanager problemlos verwalten kann. Zum Beispiel könnte eine Einheit das sein, was ein Arbeiter (oder eine Gruppe von Arbeitern) in einer Woche schaffen kann. Zu sehr zu unterteilen kann auch kontraproduktiv sein, da sich der Produktmanager sich dann zu sehr mit Details befassen muss.
   
   
   

Letztendlich sollten Sie mit Hilfe der Projektstrukturplan Software eine Struktur am einen Ende und die Arbeitseinheiten am anderen Ende erhalten. Zusammengefasst sollten die Arbeitseinheiten die komplette Arbeit im Projekt enthalten; sie sollten sich nicht inhaltlich überschneiden.

Beispiel Projektstrukturplan mit Prozentwerten der Fertigstellung
Anmerkung zum oben abgebildeten Beispiel:

• Die Prozentangaben der Fertigstellung wurden überwiegend auf den äußersten Zweigen des Projektstrukturplans platziert. Für den Zweig Elektro wurde das allerdings nicht auf Unterzweige verteilt, sondern direkt dem Zweig ‘5.2 Elektro’ zugewiesen.
• MindView errechnet aus den Einzelwerten automatisch Zwischensummen auf den Zwischenzweigen (z.B. bei Handwerker oder Klempner) sowie eine insgesamte Summe auf dem Ursprung.
• Die insgesamte Summe auf dem Ursprung beträgt 100%.

Sie können die Kostendaten in prinzipiell der gleichen Weise hinzufügen wie die Prozentzahlen für den Arbeitsanteil. Im folgenden Beispiel wurde ein 'Budget' Feld in der Projektstrukturplan Software MindView zum Dokument hinzugefügt:

Projektstrukturplan Beispiel mit Grad der Fertigstellung in Prozent und Budget-Daten
Genauso einfach wäre es, ein ‘Aktuell’ Feld einzufügen, das die aktuellen Kosten der verschiedenen Elemente zum jetzigen Zeitpunkt enthält.

Es kann hilfreich sein, die Dokumente in der Projektstrukturplan Software  auf verschiedene Weise darzustellen. Das kann mit MindView sehr einfach geschehen: Zum Beispiel können Sie ihr Projektstrukturplan als Organigramm (wie in den Bildern oben) oder als Links-Rechts (unten), Rechts-Links oder als Gliederung darstellen.

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Die Hauptaufgabe eines Projektstrukturplans ist, die Abgrenzungen eines Projekts zu definieren; Sie können Elemente hinzufügen oder löschen, sobald sich etwas am Inhalt ändert. Bitte stellen Sie auf jeden Fall sicher, dass die Arbeitsleistung auf dem Ursprung 100% beträgt. Sie können den Projektstrukturplan auch einsetzen, um die Kosten zu verfolgen, indem Sie Einträge fürs Budget und die aktuelle Kostensituation hinzufügen (wie oben beschrieben).

Ein mit der Projektstrukturplan Software MindView generiertes Dokument stellt auch eine gute Basis für das Vorbereiten einer Aufgabenliste oder eines Gantt Diagramms dar, die dann im Projektmanagement eingesetzt werden. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Verwenden Sie eine Kopie des Projektstrukturplan Dokuments, das Sie erstellt haben und arrangieren Sie die Zweige so, dass sie einer Aufgabenliste entsprechen. Bitte denken Sie daran, dass ein Projektstrukturplan nicht von vornherein eine Aufgabenliste ist, sondern die Bereiche des Projekts definiert. Deshalb sind gewisse Modifikationen nötig, bevor daraus eine regelrechte Aufgabenliste wird. Typischerweise müssen dazu die vorhandenen Zweige neu arrangiert werden, einige gelöscht oder neu hinzugefügt. Da MindView für einfaches Brainstorming ausgelegt ist, sind diese Schritte schnell erledigt.
2. Wechseln Sie zu MindViews Projektmanagement Modus bzw. in die Gantt Ansicht.
3. Geben Sie das Startdatum für das Projekt ein.
4. Verlinken Sie die Aufgaben, sodass sie, wenn möglich, direkt aneinander anschließen.
5. Geben Sie das Startdatum für nicht verlinkte Daten ein.
6. Geben Sie die Dauer für jede Aufgabe ein.

Projektstrukturplan Beispiel mit "Arbeitsprozenten" und Budget-Daten
Genauso einfach wäre es, ein ‘Aktuell’ Feld einzufügen, das die aktuellen Kosten der verschiedenen Elemente zum jetzigen Zeitpunkt enthält.

Sie können Ihren Projektstrukturplan aus der Projektstrukturplan Software (MindView) heraus als Microsoft Excel oder Word Projekt exportieren; es gibt sehr viele, professionell designte Vorlagen für diese Exporte. Wenn Sie das Projekt als Gantt Diagramm in MindView definiert haben, können Sie es zu Microsoft Project exportieren (dazu muss Microsoft Project installiert sein).

Kostenlose Testversion der Projektstrukturplan Software hier erhalten.