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d'organigramme WBS

Logiciel de WBS complet doublé de fonctions de gestion de projet robustes

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MindView - Logiciel de WBS


Créez votre WBS aisément avec MindView

Cette page web vous explique comment créer une structure WBS (Work Breakdown Structure) à l'aide de MindView. Après avoir défini ce qu'est une structure WBS, nous allons voir comment cette méthode peut vous aider à organiser et à exécuter vos projets.

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« ...MindView est l'un des logiciels de brainstorming et de gestion de projet les plus performants du marché. Vos idées et vos données prennent vie et s'animent littéralement à l'écran. »

Jill Duffey
PCMag.com

Best Mind Mapping Software PCMag.com

Créez un WBS en quatre étapes rapides :

Caractéristiques


  • Brainstorming du WBS
  • Visionnement sous différentes formes, y compris diagramme de Gantt
  • Saisie des chiffres sur le WBS
  • Exportation vers MS Project ou MS Excel

1
Qu'est-ce qu'un WBS ?


Conçu à l'origine par le Département américain de la Défense dans les années 50, puis développé plus avant par la NASA au début des années 60, le WBS ou Work Breakdown Structure est un document utilisé dans le cadre de la gestion de projet pour en définir la portée et l'envergure. Un WBS décrit l'objectif final, et non les moyens d'atteindre cet objectif.

Par exemple, si l'objectif du projet est de construire une maison, le WBS définit tous les éléments d'une maison terminée et opérationnelle, avec un niveau de détail de plus en plus approfondi. Il ne spécifie pas la méthodologie de construction de ces éléments, sauf si cette méthodologie fait partie intégrante du produit fini.

Un WBS (Work Breakdown Structure) n'est pas une liste de tâches, un planning ou un organigramme, mais fournit les fondements sur lesquels la liste de tâches et le planning peuvent être établis. En effet, d'autres outils, tels les diagrammes de Gantt, se prêtent mieux à la manipulation des tâches et des plannings.

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Un WBS (Work Breakdown Structure) vous indique en un coup d'œil :


  • Quels sont les différents éléments du projet
  • Comment le travail se répartit entre ces différents éléments
  • Comment les coûts budgétaires sont alloués aux différents éléments
  • Comment les éléments fondamentaux du projet sont répartis en sous-éléments

Il n'apporte toutefois aucune précision sur les tâches individuelles ou l'ordre d'exécution de ces dernières.

wbs example construction of a house

2
Pourquoi MindView ?


Le logiciel MindView fournit une méthode visuelle très efficace pour le brainstorming, l'approfondissement et l'organisation des idées. Adapté aussi bien à l'usage individuel qu'au travail en équipe, MindView vous permet de créer des mind maps que vous pouvez utiliser dans vos présentations, rapports, sites web et autres documents. Vous pouvez réaliser des mind maps simples, comme l'exemple ci-dessus illustrant la construction d'une maison, ou complexes, comportant de nombreuses branches. Disposant d'une gamme étendue d'options d'exportation vers les logiciels de Microsoft® Office, y compris Microsoft® Project, vers le format HTML ou vers d'autres formats, MindView s'avère être un outil de développement de concepts flexible et efficace.

Si vous souhaitez poursuivre le développement du WBS plus avant, MindView vous permet d'y ajouter des champs de calcul pour assurer, par exemple, le suivi des coûts budgétaires. Il offre également des capacités de gestion de projet autorisant la création de listes de tâches et de diagrammes de Gantt à partir du WBS. MindView fournit six vues interchangeables (voir ci-dessous), vous permettant de choisir une disposition de haut en bas ou de droite à gauche pour votre WBS, puis de transférer toutes les données directement dans la vue Gantt intégrée.

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Pour résumer, le logiciel MindView fournit :


  • Une méthode rapide et aisée d'organiser les idées logiquement au cours d'une session de brainstorming , point de départ idéal pour la création d'un WBS
  • Différents moyens de visionner le WBS
  • La possibilité de consigner des chiffres (coûts, pourcentages) sur les branches du WBS
  • Une vue Gantt munie de fonctions vous permettant de dériver rapidement la liste des tâches et le planning de travail à partir du WBS
  • La possibilité d'exporter le projet vers Microsoft® Project ou Excel

wbs example construction of a house

3
Création du WBS


La création d'un WBS (Work Breakdown Structure) implique de partir du produit final, puis de remonter à ses divers composants en dégageant de plus en plus de détails à chaque niveau. MindView se prête particulièrement bien à cette approche car il vous permet de saisir les informations rapidement, puis de les arranger selon l'ordre le plus adapté à votre projet. Si vous décidez qu'un autre agencement serait plus approprié, la réorganisation du WBS ne demande qu'un instant.

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Les étapes de la création d'un WBS typique sont :


Création du WBS

4
Décomposition du travail dans le WBS : la règle des 100 %


Une fois la structure du WBS mise en place, il convient d'y consigner, pour chaque élément, le pourcentage du travail total requis par l'élément en question. Il est généralement préférable de partir du niveau de branches le plus bas (le plus éloigné de la racine), mais si cela demande une analyse trop détaillée, il est tout à fait acceptable de ne spécifier ces chiffres qu'à partir d'un des niveaux intermédiaires. L'important est que la somme des pourcentages reportée automatiquement sur la racine, laquelle représente la totalité du travail à accomplir pour réaliser le projet, soit bien de 100 %.

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la règle des 100 %

Points à noter dans l'exemple ci-dessus :


  • Dans cet exemple, la plupart des pourcentages de travail ont été indiqués sur les branches du WBS les plus basses dans la hiérarchie. Mais en ce qui concerne l'installation électrique, il a été décidé de ne pas répartir le pourcentage entre les sous-tâches, mais de conserver un pourcentage global pour cet élément, indiqué directement sur la branche intermédiaire "Electricité".
  • MindView totalise automatiquement tous les chiffres indiqués, donnant des sous-totaux sur les branches intermédiaires (telles Services ou Plomberie) et une somme totale sur la racine.
  • Comme prévu, la somme totale reportée automatiquement par MindView sur la racine est de 100 %.
wbs example construction of a house

5
Saisie des coûts sur le WBS


Si vous le souhaitez, vous pouvez ajouter des coûts aux branches du WBS en suivant la même approche que pour les pourcentages de travail. Dans l'exemple ci-dessous nous avons ajouté un champ "Budget" au WBS dans le document MindView.

Vous pourriez tout aussi bien ajouter un champ "Réel" pour suivre le coût réel des différentes sections au fur et à mesure de la progression du projet.

Saisie des coûts sur le WBS

Visionnement du WBS


Il est souvent utile de pouvoir visionner le WBS de différentes manières, ce que le choix de vues proposé par MindView vous permet de faire aisément. Ainsi, vous pouvez visionner le WBS de haut en bas (comme dans les illustrations ci-dessus), de gauche à droite (voir ci-dessous), de droite à gauche, ou encore sous forme de plan avec indentations.

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Different layouts of a work breakdown structure

6
Mise en œuvre du WBS


Comme l'objectif principal d'un WBS est d'assurer le suivi du champ d'application du projet, vous aurez certainement besoin d'ajouter ou de supprimer des éléments au fur et à mesure de son évolution. Ce faisant, veillez à ce que le pourcentage de travail total reporté automatiquement sur la racine soit toujours de 100 %. Vous pouvez également suivre le coût du projet en ajoutant des valeurs "Budget" et "Réel" au WBS comme indiqué ci-dessus.

Un WBS créé avec MindView est aussi un bon point de départ pour mettre en place la liste des tâches ou le diagramme de Gantt nécessaires au chef de projet pour en assurer le suivi. Pour ce faire :

  • 1 En vous servant d'une copie du document WBS que vous avez créé, éditez le libellé des branches, et le cas échéant, leur agencement, de façon à convertir le WBS en liste de tâches. Souvenez-vous que le but du WBS n'est pas de répertorier toutes les tâches à accomplir, mais de définir la portée du projet. Il vous faudra donc apporter quelques modifications au WBS pour obtenir une véritable liste de tâches. Généralement, ce travail implique de réagencer certaines branches, d'en ajouter et d'en supprimer. Comme MindView a été conçu pour faciliter les opérations de brainstorming, ces manipulations ne présentent aucune difficulté.
  • 2 Passez à la vue Gantt de MindView.
  • 3 Spécifiez la date de début du projet.
  • 4 Liez les tâches selon leur ordre d'exécution logique de telle sorte que leurs dates de début soient, autant que possible, déterminées automatiquement par les dates de fin des tâches qui les précèdent chronologiquement.
  • 5 Spécifiez les dates de début des tâches non liées.
  • 6 Indiquez la durée prévue de chaque tâche.

Exportation vers Microsoft Office


Libre à vous d'exporter votre structure WBS vers Microsoft Excel ou Word, en choisissant l'un des nombreux modèles d'exportation professionnels disponibles. Si vous avez créé un diagramme de Gantt dans MindView, vous pouvez également exporter ce dernier vers Microsoft Project (à condition que Microsoft Project soit installé sur votre ordinateur).

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exporting wbs project to microsoft office