La planification d’une réunion peut parfois faire l’effet d’un obstacle insurmontable. Si vous êtes chargé d’établir l’ordre du jour d’une réunion, vous découvrirez qu’il y a beaucoup d’aspects à considérer.Pour vous aider, voici quelques conseils qui vous permettront de créer un ordre du jour professionnel et également stimulant pour les participants.

Liste de contrôle

Assurez-vous que vous disposez de tous les éléments requis :

• Consultez les comptes-rendus précédents pour tous les points en suspens.
• Assignez les tâches préparatoires nécessaires aux participants concernés, de façon à ce qu’ils puissent arriver à la réunion avec toutes les données requises.
• Demandez aux participants s’ils ont des suggestions de sujets supplémentaires à ajouter à l’ordre du jour.
• Donnez-vous une marge de temps confortable pour la préparation de l’ordre du jour, afin de pouvoir y apporter les modifications nécessaires en temps utile avant de l’envoyer aux participants.

Structure de l’ordre du jour

1. Informations générales :

• Nom du groupe de travail ou de l’organisation
• Date, lieu et horaire de la réunion
• Objectif de la réunion
• Liste des participants

2. Sujets de discussion :

• Accueil
• Remarques préliminaires
• Approbation du dernier compte-rendu
• Rapport de la direction
• Rapports des comités ou sous-groupes
• Actions en cours
• Autres questions
• Remarques finales
• Remerciements

Conseils supplémentaires

1. Au début de la réunion, demandez aux participants s’ils ont des ajouts de dernière minute à apporter à l’ordre du jour : vous éviterez ainsi les interruptions en cours de réunion et pourrez continuer à en maîtriser le déroulement.
2. Veillez à atteindre un accord sur chaque sujet de l’ordre du jour avant de passer au sujet suivant, à moins qu’il ne soit nécessaire de le différer par manque d’information.
3. Veillez à ménager suffisamment de temps pour les discussions et débats, particulièrement sur les sujets les plus controversés.
4. N’hésitez pas à rappeler les participants à l’ordre s’ils s’écartent du sujet de discussion ; la réunion n’en sera que plus productive.