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Conseils et astuces pour mener des réunions productives

mars 20th, 2014

La perspective de devoir animer une réunion a de quoi intimider même les gestionnaires les plus aguerris. Si vous avez été chargé de mener une réunion importante, vous découvrirez qu’il y a beaucoup d’étapes à envisager.

Mais soyez sans inquiétude ! Avec l’aide de MeetingBooster et des conseils et astuces ci-dessous, vos réunions auront toutes les chances d’être couronnées de succès.

Avant la reunion

  1. Annoncez sa raison d’être.
  2. Discutez de ses objectifs avec vos collègues.
  3. Faites part aux participants prévus des événements ou informations pertinentes.
  4. Impliquez les participants prévus en collaborant avec eux.
  5. Organisez une session de brainstorming pour recueillir les sujets de discussion.
  6. Rédigez l’ordre du jour et sollicitez des suggestions.
  7. Envoyez l’ordre du jour à toutes les personnes concernées avec une marge de temps confortable.
  8. Les tables rondes facilitant davantage les échanges que les réunions purement informatives, prévoyez une disposition de la salle permettant aux participants de se faire face.

Pendant la reunion

  1. Accueillez les participants et remerciez-les de leur présence.
  2. Veillez à respecter scrupuleusement l’horaire annoncé.
  3. Gardez le contrôle de la réunion et ne vous écartez pas de l’ordre du jour.
  4. Encouragez les discussions de groupe pour faciliter la prise de décision.
  5. Favorisez la participation en sollicitant commentaires et suggestions.
  6. Si la discussion d’un sujet menace de s’en écarter, intervenez sans délai.
  7. Assignez les actions de suivi et fixez leurs dates d’échéance.
  8. Prenez des notes de compte-rendu exactes et précises en vue de leur distribution et archivage.
  9. Remerciez les participants pour leur temps, leur attention et leurs contributions.
  10. Une fois tous les sujets traités, réitérez les objectifs de la réunion et vérifiez que vous les avez effectivement remplis.
  11. Le cas échéant, communiquez les dates des réunions futures aux participants.

Après la reunion

  1. Envoyez le compte-rendu le plus rapidement possible.
  2. Abordez les problèmes soulevés avec les dirigeants et gestionnaires concernés.
  3. Assurez le suivi des décisions prises et des tâches identifiées.
  4. Signalez votre approbation lorsqu’un participant termine une tâche.
  5. Transférez les sujets différés dans l’ordre du jour de la réunion suivante.
  6. Demandez aux participants leurs suggestions d’amélioration pour les réunions futures.