mars 20th, 2014
La perspective de devoir animer une réunion a de quoi intimider même les gestionnaires les plus aguerris. Si vous avez été chargé de mener une réunion importante, vous découvrirez qu’il y a beaucoup d’étapes à envisager.
Mais soyez sans inquiétude ! Avec l’aide de MeetingBooster et des conseils et astuces ci-dessous, vos réunions auront toutes les chances d’être couronnées de succès.
Avant la reunion
- Annoncez sa raison d’être.
- Discutez de ses objectifs avec vos collègues.
- Faites part aux participants prévus des événements ou informations pertinentes.
- Impliquez les participants prévus en collaborant avec eux.
- Organisez une session de brainstorming pour recueillir les sujets de discussion.
- Rédigez l’ordre du jour et sollicitez des suggestions.
- Envoyez l’ordre du jour à toutes les personnes concernées avec une marge de temps confortable.
- Les tables rondes facilitant davantage les échanges que les réunions purement informatives, prévoyez une disposition de la salle permettant aux participants de se faire face.
Pendant la reunion
- Accueillez les participants et remerciez-les de leur présence.
- Veillez à respecter scrupuleusement l’horaire annoncé.
- Gardez le contrôle de la réunion et ne vous écartez pas de l’ordre du jour.
- Encouragez les discussions de groupe pour faciliter la prise de décision.
- Favorisez la participation en sollicitant commentaires et suggestions.
- Si la discussion d’un sujet menace de s’en écarter, intervenez sans délai.
- Assignez les actions de suivi et fixez leurs dates d’échéance.
- Prenez des notes de compte-rendu exactes et précises en vue de leur distribution et archivage.
- Remerciez les participants pour leur temps, leur attention et leurs contributions.
- Une fois tous les sujets traités, réitérez les objectifs de la réunion et vérifiez que vous les avez effectivement remplis.
- Le cas échéant, communiquez les dates des réunions futures aux participants.
Après la reunion
- Envoyez le compte-rendu le plus rapidement possible.
- Abordez les problèmes soulevés avec les dirigeants et gestionnaires concernés.
- Assurez le suivi des décisions prises et des tâches identifiées.
- Signalez votre approbation lorsqu’un participant termine une tâche.
- Transférez les sujets différés dans l’ordre du jour de la réunion suivante.
- Demandez aux participants leurs suggestions d’amélioration pour les réunions futures.