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La méthode idéale de planification et de conduite de réunion

octobre 23rd, 2013

L’immense majorité des personnes assistant régulièrement à des réunions d’affaires estiment que leur participation est généralement une perte de temps complète. Les statistiques sur les pertes de productivité occasionnées par le temps de travail passé en réunion sont stupéfiantes. Les coûts périphériques cachés ne font qu’aggraver cette situation déjà déplorable. Et pourtant de nombreux chefs de projet, même parmi les plus expérimentés, continuent de convoquer des réunions sans préavis, généralement avec un minimum de préparation, tout en s’attendant à ce que la réunion débouche sur des résultats positifs et concrets.

La plupart des entreprises reposent sur la conduite de réunion pour la gestion de leurs activités. Tout chef de service qui convoque une réunion a toutefois le devoir, aussi bien envers sa société qu’envers les participants prévus, de faire tout son possible pour que la réunion soit productive et atteigne ses objectifs. Avant de planifier votre prochaine réunion pour discuter de certains aspects importants de vos activités, qu’il s’agisse d’une réunion périodique ou d’une rencontre ponctuelle, prenez le temps de passer en revue les suggestions suivantes sur comment améliorer la préparation de vos réunions afin d’obtenir des résultats justifiant le temps investi par tous les intervenants.

Déterminez si la réunion est nécessaire

Les points que vous avez l’intention de couvrir pourraient-ils être communiqués d’une autre manière ? Est-ce qu’une série de messages par exemple pourrait suffire à atteindre l’accord que vous souhaitez obtenir plutôt que d’organiser une réunion ? Une rencontre face à face n’est pas toujours le meilleur moyen d’atteindre les objectifs souhaités, et les réunions superflues ne font généralement que contrarier les personnes tenues d’y assister.

Servez-vous de la technologie disponible pour faciliter la préparation et la présentation de la réunion

Non seulement l’échange de messages peut parfois vous aider à décider d’un plan d’action plus rapidement qu’en menant une réunion, mais la messagerie peut également faciliter la phase de préparation de réunion. Lorsque vous planifiez une réunion, il est essentiel que chacun des participants soit averti en temps utile de sa raison d’être, des résultats souhaités et des tâches de préparation à accomplir avant le début de la réunion pour en garantir le succès.

Certains logiciels spécialisés fournissent une interface permettant de faciliter les étapes de préparation de la réunion, d’enregistrer le compte-rendu, de disséminer les informations échangées et d’assurer le suivi des tâches assignées à l’issue de la réunion. Si vous effectuez encore toutes ces opérations sur papier, vous pouvez gagner un temps considérable en rejoignant les chefs de projet et responsables qui font appel à la technologie et aux outils logiciels disponibles sur le marché.

N’invitez que les participants dont vous attendez une contribution

A moins qu’ils n’aient un rôle d’observateur, les participants qui ne font qu’assister aux débats sans y contribuer utilement ralentissent le déroulement de la réunion sans aucune contrepartie positive. Ils n’ont donc pas leur place autour de la table et représentent une perte de productivité pour l’entreprise. En enregistrant tous les détails de la réunion sous forme de compte-rendu numérique, vous permettez à ces employés dont la présence n’est pas indispensable de prendre connaissance des résultats obtenus au moment de leur convenance. En revanche, il peut se trouver que certains participants indispensables soient en déplacement, ou incapables pour une autre raison de se rendre physiquement sur le lieu de la réunion sans entraîner une perte de productivité importante : la participation virtuelle de ces personnes vous permettra d’éviter des dépenses superflues en frais de déplacement et manque à gagner.

Présentez les points de l’ordre du jour de manière structurée et efficace

Servez-vous d’un logiciel adapté pour préparer votre ordre du jour, consigner les conclusions atteintes sur les points importants, mettre en place un plan d’action et répertorier les tâches attribuées à l’issue de la réunion pour en assurer le suivi. Pour que la réunion soit utile, le responsable doit pouvoir la quitter avec une liste fiable de toutes les décisions prises, des tâches allouées et des résultats attendus, sans oublier un engagement de tous les participants à atteindre les objectifs en respectant les échéances prévues. Les participants quant à eux doivent pouvoir quitter la réunion en sachant comment ils pourront visionner les informations concernant leurs propres tâches et comment modifier leur statut au fur et à mesure de leur progression. Si cette partie critique du processus repose encore sur l’échange de documents sur papier, elle n’avancera qu’à une lenteur désespérante. Donnez à votre personnel clé les outils logiciels nécessaires pour gérer ces activités numériquement et vous constaterez un gain de productivité considérable.

La plupart des employés ont à cœur de faire du bon travail pour leur employeur et consacrent tous leurs efforts à mener à bien les tâches qui leur sont assignées. En contrepartie, la responsabilité la plus importante d’un manager est probablement de supprimer tous les obstacles qui empêchent ses équipiers d’atteindre leurs propres objectifs et d’assurer la réussite de leur entreprise. L’amélioration des réunions à l’échelle de l’entreprise afin que chaque participant les considère comme facteur de succès est une des tâches critiques qu’il revient aux chefs d’équipe de résoudre.


 

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