Les coûts cachés des réunions

Qu’elles soient programmées à intervalles réguliers ou simplement lorsque les dirigeants et responsables le jugent utile, les réunions font partie des éléments indissociables de l’environnement de la plupart des sociétés et entreprises. Une préparation et une conduite de réunion efficaces peuvent produire des résultats ayant un impact direct sur la réussite de l’entreprise. Ceci dit, les responsables sont généralement tout à fait conscients que la participation d’un employé à une réunion détourne celui-ci de ses tâches habituelles, et peut donc être considérée comme une perte de productivité. Dans cette optique, il est donc essentiel de prêter une attention particulière à la préparation des réunions et à la qualité des échanges qu’elles entraînent pour réduire leur durée au strict minimum tout en optimisant leur efficacité et leur impact. Les coûts cachés des réunions sont toutefois souvent sous-estimés, voire négligés. Considérez par exemple les coûts potentiels impliqués dans la situation suivante :

• Une salle de réunion suffisamment grande pour accueillir tous les participants prévus doit être trouvée ; si les locaux de l’entreprise ne conviennent pas, il sera nécessaire d’en louer une.
• Si la réunion doit se prolonger, un approvisionnement en nourriture et boisson devra être envisagé.
• Si la réunion requiert des moyens audiovisuels et un accès à Internet, une assistance technique peut être nécessaire.
• Les dépenses périphériques ne doivent pas être négligées : frais de déplacement, parking, hôtel et ainsi de suite viennent s’ajouter au coût de chaque participant en termes de non-productivité.
• En minant l’élan vital de la société, les interruptions d’activité provoquées par la réunion peuvent avoir un impact négatif sur les revenus.

La question primordiale que tout responsable doit se poser dans ce cadre est de déterminer comment conduire la réunion le plus efficacement possible tout en minimisant les coûts cachés nuisant à l’entreprise.