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Comment établir un ordre du jour pour une réunion

janvier 27th, 2014

Apprenez à établir un ordre du jour professionnel pour vos réunions

Un ordre du jour est tout simplement une liste écrite des sujets à aborder durant la réunion. Indispensable au bon déroulement et à la productivité de la réunion, il permet d’aider tous les participants à optimiser leur participation et leurs interventions. Des conseils sur la rédaction d’un ordre du jour efficace sont exposés ci-dessous.

Etablissez un ordre du jour de réunion en 4 étapes :

Sélectionnez un modèle d’ordre du jour de réunion
Créez une mind map de l’ordre du jour par brainstorming des sujets à débattre
Rassemblez les suggestions des participants
Rédigez l’ordre du jour

Sélection d’un modèle d’ordre du jour de réunion

L’utilisation d’un modèle peut vous être d’un grand secours lorsque vous apprenez à rédiger un ordre du jour de réunion. Avec les milliers de réunions qui se déroulent chaque jour, les exemples d’ordre du jour ne manquent pas. Cette immense variété ne facilite toutefois pas toujours le repérage d’un ordre du jour adapté à vos besoins précis. Heureusement, la plupart des réunions respectent un format relativement standard, calqués sur l’un des modèles suivants :

Modèle d’ordre du jour du comité directeur
Modèle d’ordre du jour de réunion du personnel
Modèle d’ordre du jour de réunion commerciale
Modèle d’ordre du jour de réunion d’affaires

Création d’une mind map de l’ordre du jour par brainstorming

Traditionnellement, les ordres du jour de réunion sont créés avec des outils « linéaires » comme Microsoft Word, qui ne sont pas les plus adaptés à une visualisation globale des sujets à débattre. De nombreux organisateurs de réunion préfèrent donc faire appel à un logiciel de mind mapping pour identifier les sujets de discussion et en obtenir une vue plus graphique avant de les exporter vers Microsoft Word pour créer l’ordre du jour définitif. Si vous n’avez pas encore une grande habitude de la rédaction d’ordre du jour, le recours au mind mapping peut vous être d’une aide précieuse.

Rassemblement des suggestions des participants

Il est tout aussi important de demander aux participants prévus de vous faire part de leurs suggestions de sujets à l’avance, surtout si vous établissez un ordre du jour pour le compte d’un chef d’équipe ou d’un autre responsable. Demandez-leur de vous envoyer leurs idées ou invitez-les à participer à la session de brainstorming de l’ordre du jour. Certains logiciels de gestion de réunion comme MeetingBooster fournissent un environnement de rédaction d’ordre du jour permettant aux participants de faire part de leurs suggestions électroniquement.

Il arrive souvent qu’une réunion fasse partie d’un ensemble de rencontres étalées sur plusieurs semaines, voire mois. Il est donc conseillé de toujours se référer à l’ordre du jour de la réunion précédente pour y prélever les sujets différés ou non résolus à inclure dans le nouvel ordre du jour. Certain nombre de sujets se répètent également régulièrement d’une réunion à l’autre.

Rédaction de l’ordre du jour

Une fois toutes les informations utiles rassemblées et l’ébauche de l’ordre du jour établie, il est temps de rédiger l’ordre du jour définitif. Pour ce faire, de nombreux organisateurs font appel à un outil standard comme Microsoft Word ou à un logiciel de gestion de réunion comme MeetingBooster. Le module consacré à la rédaction d’ordre du jour de ce dernier vous permet de saisir rapidement les sujets, ainsi que leurs durées et leurs présentateurs, et d’y insérer toutes les pièces-jointes requises. N’oubliez pas de ménager suffisamment de temps pour les sujets importants ou qui risquent de provoquer de longs débats.