User Profile
Marcus Meurer
IT Gestionnaire de projet, OZG

District des autorités locales:
Ville d’Aachen


« MindView suit de très près l’interface de Microsoft Office, réduisant ainsi les besoins de formation au minimum indispensable. »


Le contact initial

On pourrait dire que mon premier contact avec la loi allemande sur l’accès en ligne des services administratifs (“Online Access Act” ou OZG) fut pour le moins houleux.

Le grand nombre d’intervenants, dont le rôle exact au sein du projet OZG était difficile à saisir, aussi bien individuellement que globalement, et la façon dont les sites web étaient interconnectés a été au départ un véritable casse-tête, auquel se sont ajoutées les feuilles de calcul Excel, les présentations PowerPoint et les fichiers PDF volumineux à interprétations multiples. Et pour couronner le tout, il y était question de programmes de numérisation d’institutions dont je n’avais jamais entendu parler.

Pour tout dire, une masse d’informations à digérer et un feu d’artifice de couleurs qui était plus frustrant que motivant.

La mission

Ma mission était de présenter ce poids lourd imposant intitulé “Mise en œuvre du projet OZG” à mes collègues d’autres départements et à leur expliquer les tâches impliquées. Le but recherché était d’atteindre une situation permettant une comparaison directe entre ce système et les services en ligne existants. Il est très vite apparu que le seul moyen de créer un semblant d’ordre à partir de ce chaos était de faire figurer toutes ces informations dans une mind map.

Mais quel logiciel choisir ? Il existe de nombreux programmes de mind mapping sur le marché, chacun avec leurs avantages et leurs inconvénients, certains gratuits et d’autres relativement chers.

Le logiciel adapté

Après plusieurs essais avec divers outils de mind mapping, je suis arrivé à la conclusion que l’obstacle principal venait de la représentation de la mind map elle-même, à cause du grand nombre d’informations complémentaires, qu’il aurait fallu soit pouvoir filtrer sur plusieurs niveaux, soit décomposer en diapositives individuelles afin de les présenter à des non-spécialistes. Cette opération aurait entraîné l’utilisation d’un deuxième outil, et un effort important pour ressaisir les données.

En même temps – et indépendamment du projet OZG – nous étions à la recherche d’un outil de gestion de projet facile à utiliser, semblable à Microsoft Project Server mais moins coûteux. En fin de compte, j’ai arrêté mon choix sur le logiciel MindView de la société MatchWare.

MindView est l’un des rares logiciels de mind mapping qui permet à l’utilisateur de travailler dans différentes vues (mind map, plan, ligne de temps, diagramme de Gantt) selon ses préférences (les mind maps ne conviennent pas forcément à tout le monde). Le logiciel est extrêmement flexible et de ce fait, peut se substituer à toute la gamme Microsoft Office (de Project à PowerPoint).

Ceci dit, il permet également l’importation et l’exportation vers ces applications Office sous forme de rapports prêts à l’emploi de qualité professionnelle (quiconque chargé de rédiger un rapport d’audit ne pourra plus se passer de “l’exportation en un clic de souris”).

Ces possibilités d’exportation et de production de rapports placent MindView en tête des logiciels concurrents comme Mind Manager. MindView permet réellement de créer des rapports de projet poussés avec quelques clics seulement.

En termes d’aspect et de comportement, MindView suit de très près l’interface de Microsoft Office, réduisant ainsi les besoins de formation au minimum indispensable.

Interprétation des données

Au fur et à mesure de mon incursion dans la masse de données (un processus assez fastidieux), une structure a commencé à prendre forme.

Le catalogue de mise en œuvre OZG au format Excel (https://informationsplattform.ozg-umsetzung.de) s’est avéré utile. Dans sa version actuelle (14/08/2020), cette feuille de calcul Excel contient 6077 enregistrements de données, représentant 6077 services individuels du catalogue des services.

Au départ, cette feuille de calcul était complètement impénétrable. Même en la filtrant par domaines et autres termes génériques, il était pratiquement impossible d’en obtenir une vue globale.

C’est là que la mind map fait ses preuves, car elle vous donne une vue d’ensemble des différents domaines ainsi que de leurs multiples niveaux, que vous pouvez explorer en descendant toujours plus profondément dans ses ramifications selon vos besoins.

Malheureusement, les données de la feuille de calcul Excel n’étaient pas groupées de telle façon à ce qu’il soit possible de les importer dans MindView en une seule fois (ou tout du moins mes tentatives n’ont réussi qu’à bloquer mon ordinateur). Mais après un gros effort et de nombreuses opérations de filtrage et de copier/coller, la mind map a émergé assez rapidement quand même, et la première diapositive de la présentation est apparue.

Comme c’est maintenant la norme, le catalogue de mise en œuvre présente les informations du point de vue de l’utilisateur. Le premier niveau est donc décomposé en domaines incluant des situations personnelles et professionnelles, qui à leur tour se réfèrent aux services OZG individuels.

Actuellement, 575 services OZG ont été définis. A premier abord, ce chiffre paraît gérable, mais le nombre de services impliqués est en fait beaucoup plus élevé. Comme mentionné plus haut, il existe en fait 6077 services.

D’où vient cette différence ? Pour commencer, un service OZG peut recouvrir plusieurs sous-tâches. Ces sous-tâches peuvent avoir différents états (par exemple une application est soumise, approuvée, modifiée, élargie ou rejetée). Alors que du point de vue de l’utilisateur, il s’agit d’une seule opération, à savoir “effectuer la tâche”, du point de vue de l’ordinateur, il existe 5 états différents, dont chacun représente une étape du processus à suivre pour arriver au résultat escompté. En conséquence, chacun de ces états est identifié par un numéro unique dans le catalogue des services.

Cette structure complexe à niveaux multiples est beaucoup plus lisible sous forme de mind map que dans la feuille de calcul Excel. Si vous alignez de longues colonnes de chiffres sur un écran au cours d’une présentation, vous pouvez être sûr qu’une bonne partie de votre public s’en désintéressera très rapidement. En revanche, en dévoilant chaque sous-élément à tour de rôle dans la mind map, vous créez un effet de “calendrier de l’Avent”. Tout le monde veut savoir ce qui se cache derrière la fenêtre suivante.

En parlant du catalogue des services : de quoi s’agit-il exactement, comment est-il lié au projet OZG, que signifie l’appellation LeiKa type 4/5 et comment transformer toutes ces informations en un projet spécifique ?

Réponse dans le deuxième article (prochainement…)