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Marcus Meurer
IT Projektmanager OZG

Kommune
Stadt Aachen


,,Vom Look & Feel orientiert sich das Programm stark an MS-Office, so das kaum Schulungsaufwand nötig ist.”


First Contact

Meine erste Begegnung mit dem Online-Zugangs-Gesetz (OZG) war ausgesprochen ernüchternd.

Die Vielzahl von „Mitspielern“, deren genaue OZG-Funktion im Einzelnen und besonders im Miteinander schwer zu durchschauen war und ihre aufeinander verweisenden Webseiten sorgten erstmal für Verwirrung. Excel-Sheets, Powerpoints und meterlange PDFs mit unterschiedlichen Interpretationen. Dazu Hinweise auf Digitalisierungs-Veranstaltungen von Institutionen, deren Existenz mir bislang nicht bekannt war.

Alles in allem viel Text und ein bunter Flickenteppich, der eher frustrierend als motivierend wirkte.

Die Aufgabe

Ich wurde beauftragt, diesen unübersichtlichen Koloß namens „OZG-Umsetzung“ den Kollegen der anderen Fachbereiche näherzubringen bzw. die daraus resultierenden Aufgaben zu erläutern. Letztlich sollte ein konkreter Vergleich mit bereits vorhandenen Online-Dienstleistungen möglich sein. So war es für mich naheliegend, dieses vermeintliche Chaos in einer Mindmap abzubilden um vielleicht so den „roten Faden“ zu finden.

Aber mit welcher Software ? Mindmap-Programme gibt es viele – jedes einzelne mit Schwächen und Stärken, von kostenlos bis teuer.

Das richtige Programm

Nach einigen Versuchen mit diversen MindMap-Tools mußte ich feststellen, das die alleinige Mindmap-Darstellung aufgrund der Vielzahl der Unterpunkte unübersichtlich wurde und zur Präsentation vor „Fachfremden“ stark gefiltert oder in Einzelfolien aufgeteilt werden musste. Damit waren wieder Zweitprogramme im Spiel, deren Befüllung wiederum einen gewissen Aufwand forderte.

Zeitgleich – und unabhängig von der OZG-Thematik - waren wir auf der Suche nach einem einfach zu handhabenden Projektmanagement-Tool, das in etwa dem Project-Server von Microsoft entsprechen aber nicht so viel kosten sollte.

Kurzum: Ich landete bei dem Produkt „Mindview“ der Firma Matchware.

Mindview ist eines der wenigen Mindmap-Programme, die mit verschiedenen Ansichten arbeiten können (Mindmap, Gliederung, Zeitleiste, Gantt-Diagramm). Also ganz nach dem jeweiligen Geschmack des Users (nicht jeder mag Mind-Maps).

Dieses Export- und Berichtswesen stellt Mindview auch über seine Mitbewerber wie bspw. Mind-Manager. Ausgiebige Projektberichte sind tatsächlich mit wenigen Klicks erstellt.

Vom Look & Feel orientiert sich das Programm stark an MS-Office, so das kaum Schulungsaufwand nötig ist.

Der Überblick über die Datenmasse

Nach dem (doch etwas langwierigen) Einlesen in die Materie kam so langsam Struktur in die Sache.

Hilfreich war der OZG-Umsetzungskatalog in Excel-Form (Download über https://informationsplattform.ozg-umsetzung.de) In der aktuellen Fassung (vom 14.8.2020) besitzt das Excel-Sheet 6077 Datensätze, d.h. 6077 einzelne Dienstleistungen aus dem Leistungskatalog (LeiKa)

Dieses Sheet erschlägt einen zunächst. Selbst durch Filterung nach Themenfeldern und weiteren Oberbegriffen ist es kaum möglich, den Überblick zu behalten.

Aber ideal für die Mindmap. Die Map ermöglicht tatsächlich die Übersicht über die Themenfelder und Lagen. Im Drilldown fährt man dann immer tiefer in die Materie.

Leider ist das Excel-Sheet der Informationsplattform nicht so angeordnet (gruppiert), das man es auf einen Schlag in Mindview importieren könnte (zumindest blieb mein Rechner bei diesem Versuch hängen). Aber durch etwas Fleißarbeit, d.h. „Filtern und Zwischenablage“ lässt sich die Map recht zügig füllen und man hat dann auch schon die erste „Präsentationsfolie“

Der Umsetzungskatalog hat den (modernen) Anspruch, alles aus der Nutzersicht zu betrachten. Daher besteht der logische Aufbau zunächst aus Themengebieten. Darunter finden sich sogenannte Lebens-/Geschäftslagen, die wiederum die einzelnen OZGLeistungen beinhalten. Zur Zeit gibt es 575 definierte OZG-Leistungen. Das klingt auf den ersten Blick noch überschaubar, aber die eigentlichen (Dienst)Leistungen, die ja digitalisiert werden sollen, sind ein vielfaches davon. Aktuell – wie eingangs erwähnt – 6077 Leistungen.

Wie kommt dieser Unterschied zustande ?

Zunächst kann eine OZG-Dienstleistung mehrere verschiedene Unteraufgaben beinhalten, zum anderen habe diese Unteraufgaben verschiedene Zustände (BSP: ein Antrag wird gestellt, bewilligt, geändert, verlängert oder abgewiesen. Für einen Computer sind dies 5 verschiedene Zustände, hinter denen jeweils ein Workflow steht, der abgearbeitet werden muß, um das richtige Ergebnis zu liefern. Für einen Menschen ist das „gefühlt“ ein- und dasselbe (nämlich „Antrag bearbeiten“), für die Maschine aber nicht. Deshalb hat auch jeder dieser Zustände eine eigene Nummer im Leistungskatalog.

Dieser komplexe „DrillDown“ ist mit einer Mindmap deutlich verständlicher darzustellen, als mit einem Excel-Sheet. Wer bei einer Präsentation lange Zahlenkolonnen an die Wand wirft, darf damit rechnen, das ein Großteil des Publikums ganz schnell abschaltet. Das „Aufklappen“ der Unterpunkte in einer Mindmap hat dagegen den „Adventskalender-Effekt“. Jeder will wissen, was hinter der nächsten Tür „lauert“.

Apropos Leistungskatalog : was ist das überhaupt, wie hängt er mit dem OZG zusammen, was bedeutet der LeiKa-Typ 4/5 und wie verwandle ich dies alles in ein konkretes Projekt ?

Das beantwortet der 2.Artikel (coming soon …)