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10 Tricks zur Organisation eines Meetings

Oktober 25th, 2013

Meetings verbindet mit den meisten Businessprofis eine Art Hassliebe, trotzdem sind sie unbestritten ein essentieller Teil des Business. Meetings sollten als strategisches Mittel zur Kommunikation gesehen werden; oft sind sie stattdessen der meistgefürchtete Teil der Arbeit.

Wenn Sie Meetings zu einer positiven Komponente Ihres Business machen wollen, beginnen Sie damit, die Weise, auf die sie organisiert werden, zu verbessern. Sie werden staunen, welche Auswirkungen bereits kleine Änderungen haben können.

Tricks zur Organisation eines Meetings:

1. Legen Sie fest, wer teilnehmen soll und wer nicht. Auch bei Meetings ist weniger manchmal mehr.

2. Stellen Sie sicher, dass das Meeting einem bestimmten Zweck dient, bevor sie es planen. Meetings, die nur stattfinden, damit eben ein Meeting stattfindet, ergeben keinen Sinn.

3. Planen Sie Zeit und Ort mit möglichst genauem Blick auf die anderweitigen Pläne der Teilnehmer; gehen Sie nicht einfach davon aus, dass Zeit und Ort schon passen werden.

4. Planen Sie die Agenda so, dass sie zu Diskussion anregt und nicht wie eine einzige Vorlesung daherkommt. Niemand mag zwei oder mehr Stunden irgendwo still sitzen und einfach nur zuhören.

5. Machen Sie den Teilnehmern die Agenda bereist vor dem Meeting zugänglich und fragen nach Vorschlägen oder weiteren, gewünschten Themen. Die Teilnehmer werden dieses Interesse Ihrerseits zu schätzen wissen.

6. Stellen Sie sicher, dass es einen Vorsitzenden fürs Meeting gibt: jemand muss das Schiff schließlich steuern und das Meeting am Laufen halten.

7. Wenn möglich, bestimmen Sie einen Protokollführer fürs Meeting. Dadurch kann sich der Vorsitzende auf Diskussion und Kommunikation konzentrieren, während der Protokollführer das Ganze festhält.

8. Falls weitere Informationen nötig sind, um eine Entscheidung zu treffen, zögern Sie nicht, ein Thema zurückzustellen (für spätere Besprechung zu „parken“); es gibt selten einen Grund, wichtige Entscheidungen auf die Schnelle zu treffen.

9. Muss ein Meeting vertagt werden, klären Sie, was der Zweck des Meetings war und stellen Sie
sicher, dass sich alle Teilnehmer darüber im Klaren sind, was die nächsten Schritte sind und was von ihnen erwartet wird.

10. Verteilen und archivieren Sie das Meeting-Protokoll , sodass die Teilnehmer jederzeit alle benötigten Info vorliegen haben