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Halten Sie das Meeting-Protokoll kurz, aber effektiv!

Oktober 29th, 2013

Ein Meeting-Protokoll ist oft genauso wichtig wie das Meeting selbst. Es muss allerdings nicht alles dokumentieren, was im Verlauf der Diskussion passiert ist. Das Protokoll muss bestimmte Schlüsselelemente an Information enthalten, um das Thema eines Meetings effektiv voranzubringen. Verwenden Sie die folgenden Vorschläge, um einen ersten Entwurf für ein Meeting zu erhalten und dann per Protokoll sicherzustellen, dass das Meeting die investierte Zeit wert war.

Folgend Sie einem Standardentwurf:

  • Zweck des Meetings
  • Wer nimmt teil
  • Datum und Zeit
  • Diskutierte Schlüsselpunkte
  • Getroffene Entscheidungen
  • Geplantes Folge-Meeting

1. Zweck des Meetings:

Es gibt keinen Grund, ein Meeting abzuhalten, wenn damit nicht irgendetwas erreicht werden soll. Der Zweck muss nicht wortreich erklärt werden; er soll einfach sagen, Was und Warum. Beispiele: Produktionsprobleme beim XYZ Projekt diskutieren, Vorgehensweise bei der ABC Marketing-Initiative festlegen. Sie sollten in der Lage sein, das Meeting zu identifizieren, wenn Sie das Protokoll in Papierform sehen, durch seinen Dateinamen im Computer oder seine E-Mail-Überschrift.

2. Wer teilnimmt:

Das ändert sich oft nicht sehr von Meeting zu Meeting, aber es ist immer wichtig, die Personen zu kennen, die das Protokoll erhalten müssen. Halten Sie auch die Personen fest, die abwesend waren, falls auch sie das Protokoll erhalten bzw. einen Überblick über die getroffenen Entscheidungen bekommen sollen.

3. Datum und Zeit:

Wie lange das Meeting gedauert hat, ist unter anderem wichtig, wie sehr die Produktivität vom Meeting beeinträchtigt wurde.

4. Diskutierte Schlüsselpunkte:

Es sind keine langen Erklärungen nötig, listen Sie einfach die signifikanten Aktionen auf, um die es im Meeting ging. Wurden spezielle Punkte für zur weiteren Diskussion vertagt, werden normalerweise nur die Elemente aufgelistet, die zu Ergebnissen und/oder Entscheidungen in irgendeiner Form geführt haben.

5. Getroffene Entscheidungen:

Der wahrscheinlich wichtigste Teil von Meeting-Protokollen ist, was als Ergebnis des Meetings herauskam. Wenn Sie alle Einzelheiten des Meetings darstellen, ist dies der richtige Platz, alle getroffenen Entscheidungen exakt zu rekapitulieren. Wer erhielt Zuweisungen, was wird als Ergebnis der Zuweisung zu erwarten sein und wann wird die Aufgabe fällig. Es ist wichtig, all diese Diskussionspunkte zu dokumentieren; das Meeting-Protokoll wird dann wirklich zum effektiven Werkzeug, um diese Aspekte des Projekts zu verwalten.

6. Geplantes Folge-Meeting:

Dieser Punkt sollte Datum und Zeit des nächsten Meetings enthalten, zusammen mit Schlüsselpunkten auf der projekt-Zeitleiste bis hin zu diesem Ereignis. Mithilfe von Projektmanagement-Software mit der Möglichkeit, Protokolle einzubinden, kann dies zu einem hervorragenden Werkzeug zum nachverfolgen von Aufgaben, ihren Status und den dadurch erzielten Ergebnissen werden.

Unabhängig davon, wie das Meeting durchgeführt wurde, persönlich, per Telefon oder online; Es ist wichtig, dass das Protokoll einen kurzen, aber nachvollziehbaren Überblick über alle wichtigen, diskutierten Inhalte liefert.