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Planen und Durchführen des perfekten Meetings

Oktober 23rd, 2013

Die überwiegende Mehrheit von Teilnehmern an Business-Meetings hält ihre Teilnahme daran für pure Zeitverschwendung. Die Statistiken zum Produktivitätsverlust durch Meeting-Teilnahme sind niederschmetternd; und die versteckten Kosten von Meetings treiben diese noch einmal in die Höhe. Warum nur tappen so viele professionelle Manager in die Falle des schnell per Notiz einberufenen Meetings, in der Regel ohne entsprechende Vorbereitung – und erwarten davon allen Ernstes eine Steigerung der Produktivität?.

Meetings sind in den meisten Unternehmen essentieller Bestandteil erfolgreichen Handelns. Jeder Manager, der ein Meeting plant, ist dem Unternehmen gegenüber verantwortlich dafür, dass die im Meeting verbrachte Zeit produktiv genutzt wird. Bevor Sie das nächste Mal ein reguläres oder improvisiertes Meeting planen, in dem wichtige Aspekte der Arbeit im Betrieb besprochen werden, nehmen Sie sich bitte die Zeit, sich folgende Vorschläge zur Verbesserung der Meeting-Vorbereitung anzusehen und damit die gewünschten Ziele in der investierten Zeit zu erreichen.

Überprüfen, ob das Meeting nötig ist

Kann das Thema, das Sie besprechen wollen, auf andere Art behandelt werden? Würde auch eine Reihe von E-Mails genügen, um die Ergebnisse des geplanten Meetings zu erzielen? Nicht jede Diskussion muss im persönlichen Kontakt stattfinden, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen. Unnötige Meetings führen lediglich zur Verärgerung derjenigen, die daran teilnehmen müssen.

Nutzen Sie jede verfügbare Technologie, um Meetings zu planen und durchzuführen

E-Mails beschleunigen nicht nur das Vorankommen beim Arbeiten ganz allgemein, sondern erleichtern auch die Meeting- Vorbereitung. Wird ein Meeting geplant, sollte jeder Teilnehmer schon vorab den Zweck des Meetings kennen und wissen, was erreicht werden soll und wie er sich darauf vorbereiten sollte.

Softwareprogramme bieten eine elektronische Oberfläche und sind hilfreich beim Planen des Meetings, beim Führen des Protokolls, dem Verteilen von wichtigen Daten und der Projektverfolgung insgesamt. Falls Sie all diese Informationen immer noch in Papierform verwalten, arbeiten Sie weit weniger effizient als Manager, die aktuelle Technologie und alle verfügbaren, digitalen Werkzeuge nutzen.

Laden Sie nur relevante Teilnehmer ein

Jemanden nur als „Beobachter“ zu einem Meeting einzuladen, ist pure Zeitverschwendung. Halten Sie den Verlauf des Meetings digital fest und erlauben Sie unkritischen Teilnehmern, was während dieser unproduktiven Zeit passiert ist. Wichtige Teilnehmer könnten sich außer Haus oder in einer Situation befinden, in der eine Teilnahme am Meeting sehr umständlich oder mit signifikantem Produktivitätsverlust verbunden wäre; die Möglichkeit, „digital“ teilzunehmen, hilft, Reisekosten und Ausfallzeiten zu minimieren. Nicht relevante Teilnehmer bremsen oft die Abarbeitung der Agenda eines Meetings; diese Mitarbeiter sollten über Schlüsselentscheidungen per elektronischen Medien auf dem Laufenden bzgl. des Meeting-Protokolls gehalten werden.

Präsentieren Sie die Themen des Meetings organisiert und effektiv

Halten Sie Ihre Meeting-Agenda und das Protokoll digital fest, zeichnen Sie Abfolgen von Aktionen per Software auf, die Aufgabenzuweisungen dokumentieren kann, verfolgen Sie den Fortschritt und stellen diese in Arbeits-Zeitleisten dar. Damit das Meeting effektiv sein kann, muss der Manager das Treffen mit einer Liste der getroffenen Entscheidungenverlassen, mit den Aufgabenzuweisungen, den erwarteten Ergebnissen und einer verpflichtenden Angabe, diese in einer bestimmten Zeit zu erreichen. Die Teilnehmer sollten das Meeting mit eben diesen Informationen für ihre jeweiligen Aufgaben verlassen – und mit der Möglichkeit, den Aufgabenstatus für alle sichtbar zu ändern. Wird bei diesem Prozess mit Dokumenten in Papierform gearbeitet, bedeutet das eine extreme Verlangsamung. Versorgen Sie Ihre Schlüssel-Mitarbeiter mit den Tools, um digital auf Meeting-Ergebnisse zu reagieren – und Sie werden sehen, wie deutlich die Effizienz dadurch steigt.

Mitarbeiter wollen normalerweise einfach einen guten Job für ihren Arbeitgeber machen und bemühen sich, in ihrem Bereich erfolgreich zu sein. Wahrscheinlich ist die wichtigste Verantwortung jedes Managers, seinen Mitarbeiter Hindernisse aus dem Weg zu räumen, die sie daran hindern, den Erfolg zu erzielen, den sie sich vorstellen und die vom Unternehmen erwartet werden. Das Verbessern von Meetings, sodass sie erfolgreich und nützlich für jeden Teilnehmer sind, dürfte dabei eine tragende Rolle spielen.