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Vorschläge zur Verbesserung von Meetings in der örtlichen Verwaltung

November 14th, 2013

Örtliche Verwaltungen haben die Verantwortung, viele ihrer Meetings, also Stadt- oder Landratssitzungen etc., zu dokumentieren und zu veröffentlichen. Diese Informationen schließen die Aktivitäten von öffentlichen Meetings ein, die sich mit den Belangen beschäftigen, die den Bereich betreffen, über den die Verwaltung zu entscheiden hat. Jeder, der schon einmal an einer entsprechenden, öffentlichen Sitzung teilgenommen hat, weiß, dass die Verwaltung diese Informationen ihren Bürgern in den seltensten Fällen so schnell, umfassend und problemlos zur Verfügung stellt. Das soll nicht heißen, dass die lokale Verwaltung tatsächlich etwas verheimlichen will; vielmehr weiß sie oft nicht um die besten und einfachsten Methoden des Informationsmanagements – oder scheitert an ihrer Umsetzung.

Wir leben inzwischen in einer komplett digitalen Zeit mit Technologien, mit deren Hilfe wir von allen Formen von Information und Kommunikation nur noch einen Mausklick entfernt sind. Lokale Behörden können von dieser Technologie profitieren, die Bürger ihrer Kommune oder ihres Bezirks besser informieren, mit ihnen interagieren sowie letztendlich damit die Lebensqualität in der Kommune verbessern. Die folgenden Vorschläge sind einfach umzusetzen; sie beschreiben die Technologien, die für die Kommunikationsaspekte von Meetings der lokalen Verwaltung verfügbar sind.

Digitaler Zugriff auf Meetings

Jede Sitzung (Meeting) einer lokalen Verwaltung sollte aufgezeichnet und übers Internet interessierten Personen zur Einsicht zur Verfügung gestellt werden. Solche Internetpräsenz wird von den meisten Kommunen selbst begrüßt; schließlich können dadurch auch Personen eingebunden werden, die nicht die Möglichkeit haben, an einer öffentlichen Sitzung direkt teilzunehmen. Und zu guter Letzt bezeugt das Veröffentlichen der kommunalen Aktivitäten auf der Website auch die Affinität der kommunalen Leitung zu diesen neuen, technischen Möglichkeiten.

Agenda Management-Software

Die Verwendung einer Software zur Verwaltung von Meeting-Protokollen bietet der kommunalen Verwaltung eine Reihe nützlicher Optionen. Zum Beispiel die Fähigkeit, einen Agenda ins Netz zu stellen, noch bevor betroffene Bürger sie dringend nachfragen oder sich – weil ohne Infos – unnötig Sorgen machen. Das Verwenden einer Agenda Management-Software samt E-Mail-Interface erlaubt unter anderem eine Mailing-Liste, in die sich interessierte Bürger einschreiben können, sodass sie automatisch nicht nur über die Tagesordnung (Agenda) einer Sitzung, sondern auch das Protokoll und weitere, damit verbundene Fakten informiert werden.

Elektronische Abstimmungen

Es ist zwar nicht nötig, über Punkte der Tagesordnung elektronisch abzustimmen; allerdings sollten Verwaltungen – schon aus Transparenzgründen – durchaus darüber nachdenken, ob die Abstimmungsergebnisse nicht entsprechend veröffentlicht werden sollten, sodass die Bürger sich darüber informieren können, wer zu welchem Thema wie abgestimmt hat.

Projektmanagement-Software

Wenn Bürger ihre Verwaltung mit ihren Steuergeldern instand setzen, bestimmte Projekte zur Verbesserung des kommunalen Lebens zu verwirklichen, haben sie es natürlich verdient, über die finanzielle Seite detailliert informiert zu werden. Die Verwendung kommerzieller Projektmanagement-Software ist eine gute Investition, da durch sie die finanziellen Aktivitäten der Kommune bzgl. eines Straßenbau-, Schulausbau- oder eines anderen, mehrstufigen Projekts automatisch nachvollzogen werden. Der Einblick in diese Daten, z.B. in Form von entsprechenden Zeitleisten, kann für mehr Vertrauen der Bürger in die Art und Weise sorgen, auf die ihr Geld ausgegeben wird.

Diese Vorschläge sind nur einige Schritte, die Verwaltungen gehen können, um ihre Bürger in die öffentlichen Angelegenheiten einzubinden. Jeder Vorschlag könnte mit einem Minimum an Aufwand realisiert werden – und der höhere Transparenz- und Informationslevel würde Kosten sicher rechtfertigen. Tatsächlich sollten mehr lokale Verwaltungen versuchen, ihre Sitzungen und deren Ergebnisse transparenter und für den Bürger so einfach wie möglich zugänglich zu machen.